Een strategische aanpak voor Unified Communications & Collaboration vraagstukken

UC&C vraagstukken

Hoewel elke organisatie anders is en andere uitdagingen heeft, zien wij in de praktijk een aantal UC&C-vraagstukken regelmatig terugkomen:

• Veel organisaties worstelen met hun legacy systemen. Bestaande UC&C oplossingen die al dan niet goed werken op het gebied van kwaliteit en integratie met andere tooling.
• De markt van samenwerkingstools ontwikkelt zich snel en er komen regelmatig nieuwe spelers op de markt. Dit stelt organisaties voor de keuze om ofwel door te gaan op huidige voet ofwel de nieuwe spelers te gaan onderzoeken.
• Gebruikers geven feedback dat de huidige UC&C opzet niet optimaal werkt. Je organisatie werkt met drie, vier tools die niet goed met elkaar samenwerken. Hoe ga je dat oplossen?

Stuk voor stuk vraagstukken die vragen om een her-evaluatie van het huidige UC&C landschap. Je hebt te maken met bestaande spelers en potentiële nieuwe spelers; hoe ga je verder?

Van IT-vraagstuk naar business vraagstuk

Dit soort vraagstukken zijn deels technisch. Natuurlijk moet je weten hoe systemen met elkaar integreren en of ze voldoen aan alle technische requirements. Maar bovenal moeten de systemen geschikt zijn voor de organisatie als geheel en voor de individuele gebruikers die er iedere dag mee moeten werken. Daarom adviseer ik je om eerst een stap terug te nemen en met die gebruikers in gesprek te gaan. Waar hebben zij eigenlijk behoefte aan? Hoe werken ze vandaag samen, met wie en waar lopen ze tegenaan bij het gebruik van de huidige toolset? Door niet alleen vanuit IT-perspectief, maar ook vanuit gebruikers- en businessperspectief naar UC&C te kijken kom je pas echt tot een oplossing die werkt voor de hele organisatie.

Strategische aanpak

UC&C-vraagstukken vragen dus om een strategische aanpak. Om tot een goede oplossing te komen doorloop je idealiter de volgende stappen:

Stap 1: strategische doelstellingen

De eerste stap is om de strategische doelstellingen van je organisatie in kaart te brengen. De meest gebruikte (mission critical) UC&C-tools moeten idealiter bijdragen aan deze doelstellingen. Dat kan zijn het verbeteren van de interne samenwerking, klantrelaties beter onderhouden, kosten besparen of producten sneller op de markt brengen. Op basis hiervan kun je op zoek naar de beste UC&C aanpak om die doelen te realiseren.

Stap 2: gebruikers interviewen

Vervolgens ga je met de gebruikers in gesprek. Stel hiervoor een dwarsdoorsnede van de organisatie samen om een goed en compleet beeld te krijgen van alle wensen en behoeftes. Deze interviews zijn cruciaal voor de volgende fases in het traject. Door mensen erbij te betrekken maak je ze onderdeel van de oplossing en creëer je buy-in. Dus mocht het zo zijn dat je na een aantal interviews eigenlijk al een goed beeld hebt van het probleem en de wensen, doe dan toch ook die laatste gesprekken, want ieder gesprek levert toch weer een extra ambassadeur op.

Stap 3: visie bepalen

Een aanvullende (of alternatieve) manier om de behoeftes te inventariseren is door middel van workshops met een dwarsdoorsnede van de organisatie. In deze workshop bekijken we hoe samenwerking binnen de organisatie er nu en in de toekomst uitziet en welke oplossingen daarvoor nodig zijn. Maak hiervoor een overzicht van alle mogelijke samenwerkingsscenario’s. Bekijk per scenario of deze al wordt gefaciliteerd door jullie huidige oplossingen of dat er een nieuwe tool voor nodig is. Mogelijke scenario’s zijn:

• Interne meetings op hetzelfde kantoor of tussen twee of meerdere kantoren;
• Kennisdelingssessie met één of meerdere sprekers en een groot aantal toeschouwers;
• Klantgesprekken waarin documenten worden gedeeld of zelfs gelijktijdig worden bewerkt.

Stap 4: markt verkennen

Als je vanuit de gebruikers de bevestiging hebt van de juiste oplossing, kun je naar de IT kant gaan kijken. Welke systemen zijn er al, wat werkt en wat niet? Daar waar er nog geen goede oplossing voor communicatie en samenwerking is het zaak de markt van mogelijke aanbieders aanbieders verkennen. Op de UC&C-markt verschijnen regelmatig nieuwe spelers, dus een bepaalde mate van marktkennis is belangrijk om tot een goede oplossing te komen.

Wat is jouw collaboration vraagstuk?

Herken jij je in bovenstaande vraagstukken? Of loop je tegen een andere uitdaging aan? Neem dan even de tijd om dat vraagstuk zorgvuldig in kaart brengen. Zorg dat de uiteindelijke oplossing gedragen wordt door de medewerkers door hen te betrekken bij jullie UC&C aanpak. Alleen zo kom je tot een passende, toekomstbestendige oplossing waar jouw organisatie weer een tijd mee vooruit kan.

Wil je meer weten over user adoption en het kiezen van een collaboration tool? Download dan onderstaand white paper.