1. Lagere aanloopkosten
Veel organisaties – vaak overheden en grote bedrijven – kiezen voor maatwerk software. Maatwerk in de vorm van een aangepast off-the-shelf systeem, of zelfs een geheel nieuw systeem. Zo’n ontwikkeling begint met ambitieuze plannen in een enthousiaste directiekamer, maar eindigt vaak in een (forse) overschrijding van planning en budget. Kies je voor Software as a Service, dan haal je deze risico’s uit het proces: je betaalt namelijk niet voor de aanschaf van de videoconferentie software maar voor het gebruik ervan. Je weet nu van tevoren precies wat het kost en wanneer het staat. De kosten zijn altijd proportioneel aan het gebruik en, nog veel belangrijker, je maakt uitsluitend kosten bij (succesvol) gebruik. Slaat het systeem intern niet aan, dan ben je er ook weer snel van af, zonder de hoofdprijs te betalen.
2. Betere schaalbaarheid
Omdat SaaS gebaseerd is op gebruik, groeit je softwarepakket met je bedrijf mee. Wanneer je een maatwerk oplossing wil uitbreiden, vergt dit intensieve aanpassingen aan je hele IT infrastructuur. Voor de extra capaciteit is gerealiseerd, ben je misschien alweer toe aan een volgende upgrade. Het upgraden (of downgraden) van je cloud video oplossing vereist niks meer dan een telefoontje om je abonnement uit te breiden of het aantal licenties te verhogen. Zo past het softwarepakket zich makkelijk aan aan jouw behoeftes en maak je geen onnodige kosten.
3. Bring Your Own Device (BYOD)? Geen probleem!
Een SaaS oplossing voor videoconferencing past heel goed bij een andere trend in digitaal werken: Bring Your Own Device. Los van alle cloud-based data-oplossingen en software, is werken allang niet meer gekoppeld aan de traditionele fysieke werkplek. Werknemers moeten overal kunnen werken en nemen hun devices dan ook overal mee naartoe. Juist op die momenten dat medewerkers op afstand werken komt videoconferencing goed van pas. Voorwaarde is dan dat de videoconferencing software geschikt is voor elk device. Een cloud video oplossing maakt dit mogelijk en is dus bij uitstek geschikt voorde werkgever die zijn werknemers graag in staat stelt om overal te werken.
4. Interoperabiliteit
Compatibiliteitsproblemen doen zich natuurlijk niet alleen voor bij hardware. Bij meer traditionele videoconferentie systemen is dit ook een veelvoorkomend probleem. Een videoconferencing systeem moet optimaal kunnen communiceren met andere software zoals Microsoft Office en Skype for Business. Zo zorg je ervoor dat videoconferencing niet alleen intern goed werkt, maar ook succesvol ingezet kan worden voor communicatie met externe partijen. Een cloudoplossing zorgt voor een naadloze verbinding tussen verschillende platformen, zonder ingewikkelde technische uitdagingen. Dat is niet alleen prettig voor de IT afdeling, maar ook voor het gebruiksgemak van medewerkers en externe relaties.
5. Goede verbinding
Ongeacht hoe je videoconferencing is ingericht, valt of staat het systeem met een goede, stabiele beeld- en geluidsverbinding met de wederpartij(en). Een instabiel systeem is immers geen systeem. Wanneer je systeem alleen in theorie werkt, zal er in de praktijk geen gebruik van worden gemaakt. Wanneer je kiest voor een cloudoplossing profiteer je van het vaak wereldwijde netwerk van je leverancier. Zij zorgen voor de snelste en meest stabiele verbinding tussen degenen betrokken bij een videomeeting. Dat maakt dat videoconferencing in de cloud vaak stabieler is en betere kwaliteit video en audio biedt.
6. Minder complexe IT-infrastructuur
Als er één reden is om te kiezen voor videoconferentie in de cloud, dan is het wel de eenvoud ervan. Het bouwen en beheren van een maatwerk oplossing is enorm complex. Daarbij vraagt videoconferencing om specialistische kennis van nieuwe technologieën waar jouw IT afdeling misschien nog niet thuis in is. Maak het jezelf gemakkelijk door te kiezen voor een cloudoplossing. Voor IT support kun je terecht bij de experts van je leverancier. Zo ontlast je je IT team en bespaar je bovendien een hoop tijd en geld.
Als je al deze redenen langsloopt, lijkt het gesneden koek. Videoconferencing in de cloud is voor kleine en middelgrote organisaties dé manier om videoconnecties tussen medewerkers onderling én tussen medewerkers en klanten te realiseren.
