Virtueel vergaderen
Succesvolle teams vallen of staan bij goede communicatie. Dat is vaak al een uitdaging als teamleden bij elkaar in één ruimte zitten, laat staan als zij verspreid zijn over meerdere locaties. Maar dit laatste is wel steeds vaker aan de orde bij bedrijven: vaardigheden zijn verspreid over vestigingen, er wordt gebruik gemaakt van externe consultants en teamleden werken vanuit thuis. De teamleden voor elk overleg fysiek bij elkaar brengen is niet wenselijk en bovendien erg kostbaar. Om teams toch succesvol te laten zijn moet je dus een goed alternatief bieden voor real life communicatie en overleg. Mail is niet altijd handig, omdat nuances van verbale communicatie vervallen. Ook bij telefonisch vergaderen gaat een groot deel van de (non verbale) communicatie verloren. Het is dus belangrijk om de hele vergadering en bijbehorende communicatiestructuren te verplaatsen naar een virtuele omgeving. Alleen zo kun je het natuurlijk proces van non-verbale communicatie onderdeel laten zijn van vergaderingen. In een virtuele vergaderruimte kunnen teamleden elkaar zien en horen en belangrijke documenten visueel met elkaar kunnen delen. Eigenlijk alles wat in een traditionele vergadering kan, moet ook kunnen in de virtuele omgeving. Dankzij het brede aanbod van collaboration tools en cloud oplossingen van tegenwoordig is het mogelijk om de efficiëntie van traditionele meetings te benaderen of zelfs te overtreffen.
Virtual meeting room
Om dat te bereiken heb je een goed uitgeruste virtuele meeting room (VMR) nodig. Je moet een VMR eigenlijk precies zo zien als een fysieke vergaderruimte: iedereen weet waar hij is, heeft eventueel een naam en er zijn wat handige samenwerkingsmiddelen aanwezig zoals een presentatiescherm, telefoon en flip-over. Een VMR werkt vergelijkbaar, alleen de locatie is een virtueel internetadres waar teamleden toegang tot hebben via de browser of een software applicatie. Als je de virtuele meeting room binnenkomt zie en hoor je direct de andere deelnemers, alsof ze in dezelfde (fysieke) ruimte zijn. Degene die spreekt heeft het ‘hoofdpodium’ en is op het grootste deel van het scherm te zien. De andere deelnemers zijn te zien in thumbnail videobeelden. Net zoals bij een real life vergadering bestaat een online vergadering uit meer dan elkaar zien en horen. Videoconferencing is dan ook slechts een deel van een breder palet aan samenwerkingsmogelijkheden binnen de VMR. Veel services bieden opties voor teamleden om te chatten, documenten te delen, hun scherm te delen en samen te werken op interactieve whiteboards. Dat neemt niet weg dat video nog steeds een van de belangrijkste onderdelen is van de virtuele meeting room.
Cloud collaboration
Om optimaal te profiteren van virtuele meeting rooms ga je voor een oplossing in de cloud. De meerwaarde van de cloud zit in dit geval in het stukje mobiliteit. Tegenwoordig is de smartphone volledig geïntegreerd in het dagelijkse werkleven. Zeker als medewerkers op afstand werken vormt hun mobiele telefoon de directe connectie met collega’s en teamleden. Dat betekent dat bedrijven voor hun alledaagse processen op zoek moeten naar oplossingen die te integreren zijn met mobiele telefoons, oftewel mobile compatible zijn. Die oplossingen zijn er, met de cloud als basis. De cloud maakt het teamleden mogelijk om altijd en overal toegang te hebben tot de middelen die ze nodig hebben voor vlotte samenwerking: hun documenten maar ook een videotoepassing. Door videoconferencing en andere samenwerkingstools vanuit de cloud te organiseren, worden medewerkers op eenvoudige manier aan elkaar verbonden, waar en wanneer dat nodig is. Ze werken op hun eigen laptop, telefoon of tablet, zijn niet gebonden aan speciale apparatuur en ruimtes en zijn toch verzekerd van een beveiligde, kwalitatief hoogwaardige verbinding.
Virtueel teamwork faciliteren
De tijd dat teams elke week een vast overlegmoment op kantoor hadden lijkt anno 2018 definitief voorbij te zijn. Voor organisaties is het belangrijk om nieuwe, virtuele overlegstructuren te ondersteunen met goede collaboration tools. Een goede gebruikservaring is daarbij essentieel: teams zullen een collaboration tool alleen omarmen en er optimaal van profiteren als het allemaal soepel werkt. Niet alleen de tool op zich, maar ook de integratie van de tool binnen bestaande processen en gebruikte toepassingen. Wil je eens proberen of online vergaderen in een VMR iets is voor jouw team(s)? Neem contact op!
