3 redenen om voor een best of breed oplossing te kiezen
Er zijn drie belangrijke pijlers waarop een best of breed aanpak is gebouwd:
1. Krachten bundelen
Allereerst moeten we af van het idee van tools als alleskunners. Natuurlijk, bepaalde tools kunnen veel, maar dat betekent niet dat ze dat allemaal ook heel goed kunnen. Elke leverancier heeft zo zijn eigen kerncompetentie en vaak is dat de basisfunctionaliteit waarop de tool groot is geworden. Leveranciers kunnen hun product suite uitbreiden, maar er zijn altijd grenzen aan hun expertisegebied. Vergelijk het met de shoarmazaak op de hoek die ook pizza’s verkoopt; het zijn misschien prima pizza’s, maar voor de beste pizza’s kun je toch echt het best naar de Italiaan gaan. Kies je toch voor zo’n all-in-one oplossing, dan is de kans groot dat tenminste één deel van de oplossing niet het beste van het beste is. Het gevolg: ontevreden én minder productieve eindgebruikers.
2. Voorkom ‘shadow IT’
Een ‘single vendor’ opzet vergroot de kans op ‘shadow IT’. Medewerkers zijn in hun privéleven gewend om voor alles de applicatie te gebruiken die het makkelijkst en het best werkt. En naast de devices die ze mee naar kantoor nemen (BYOD), brengen ze ook die mindset mee. Het gevolg; ze gaan op zoek naar de beste collaboration tools en zetten die in, ook als die niet in het standaard IT pakket zitten. Uit onderzoek bleek bijvoorbeeld dat 76% van de Office 365 gebruikers één of meer apps gebruikt die overlappen met de applicaties die Microsoft aanbiedt. Als je IT policies niet zijn aangepast op de moderne mindset, zit je dus binnen no time met een wirwar aan onbeheersbare tools.
3. Profiteer van Saas
Hoe kom je tot een best of breed oplossing?
Allereerst en cruciaal voor iedere implementatie van samenwerkingstools; ga het gesprek aan met de gebruikers! Waar hebben zij behoefte aan en wat missen ze in de huidige oplossing? Er wordt nog te vaak ‘vergeten’ om de belangrijkste interne klant de juiste vragen te stellen. Combineer deze input met de eisen zoals jouw IT afdeling aan de tools stelt, waarbij security standaard een belangrijk aspect is. Tot slot, net zo belangrijk, vraag je af hoe jouw organisatie als geheel kan profiteren van de inzet van deze tools. Hiermee creëer je een win-win in bredere zin.
De selectie van de tools wordt een stuk eenvoudiger met bovenstaande input. Voor de IT afdeling wordt het hierna tijd om kritisch te kijken of er één tool is welke voldoet aan de eisen, of dat er toch echt twee tools geïntegreerd moeten worden. Dat laatste is technisch gezien weliswaar veel simpeler geworden door cloud-technologie, maar de hoofdvraag is uiteindelijk of de integratie ook intuïtief is voor de gebruiker. Want alleen dan zal deze gebruikt worden en is een best of breed aanpak succesvol.
Wat is best of breed voor jouw eindgebruikers?
