Je vergadering mist nog één tool: een digitaal whiteboard

Verloren aantekeningen

Dat whiteboards nog onverminderd populair zijn in de meeting room, wil niet zeggen dat ze vergaderen nou echt efficiënt maken. Je loopt nog steeds regelmatig een vergadering uit met de vraag hoeveel je nou daadwerkelijk bent opgeschoten. En hoe vaak kun je een week later je aantekeningen niet meer vinden? Een digitaal whiteboard zorgt ervoor dat je alles wat in de vergaderruimte gebeurt, ook voor en na de meeting gemakkelijk terug kunt halen. En dan zijn die krabbeltjes opeens wél nuttig. Ook het geven van een presentatie, het maken van illustraties en plaatsen van aantekeningen – ook bij het werk van een andere deelnemer – wordt zo een stuk eenvoudiger.

Geen reiskosten, geen kabeltjes

Een ander herkenbaar obstakel tijdens een vergadering of presentatie: gehannes met kabeltjes, laptops en het delen van een scherm. Er is werkelijk niemand die zich geen situatie voor de geest kan halen waarbij dit de eerste 10 minuten van een bijeenkomst opslokte. Het toont aan hoezeer de techniek bij presentaties aan improvisatie onderhevig is. Nergens voor nodig. Een digitaal smartboard werkt met Wi-Fi, dus de kabeltjes kun je achterwege laten. Iets anders wat je weg kunt laten: reistijd. Digitale whiteboards in de Cloud zijn voor iedereen zichtbaar, ook vanuit huis of een andere locatie.

Het digitale whiteboard in de praktijk

Het begint wanneer je binnenkomt. De deelnemers – die zich dus niet allemaal in dezelfde ruimte hoeven te bevinden – verbinden hun telefoon met het digitale whiteboard. Iedereen kan nu presentaties en bestanden delen op het scherm, of direct met de deelnemers. Het scherm wordt gebruikt om deelnemers op een andere locatie te tonen, een presentatie af te spelen of om, net als op een ouderwets whiteboard, aantekeningen te maken. Het mooie van die aantekeningen is dat alle deelnemers deze kunnen bewerken op hun eigen apparaat. Dat is nog eens digitaal samenwerken! En de resultaten van de gezamenlijke inspanning? Die worden automatisch opgeslagen in de Cloud.

Samen brainstormen

Deze moderne vorm van digitale samenwerking maakt co-creatie en brainstormen een stuk eenvoudiger. In plaats van een collega/notulist die de ideeën van de groep op papier zet, is er nu daadwerkelijk sprake van een gezamenlijke inspanning. En met hetzelfde gemak waarmee iedereen het gezamenlijke werk aanvult, worden aantekeningen geschrapt of aangescherpt. Zo worden ruwe ideeën stukje bij beetje concrete voorstellen en kom je uiteindelijk tot een volwaardig document aan het einde van de bijeenkomst.

Digitaal canvas

Stel je voor: een brainstormsessie levert niet langer een dik pakket aan onhandelbare flipovervellen op, met inhoud waarvan de helft onleesbaar of niet relevant is. In plaats daarvan ontvangt iedere deelnemer een overzichtelijk, digitaal canvas, waar iedereen zijn inbreng in gehad heeft en waar overbodige content of achterhaalde ideeën gelijk weer uit geschrapt zijn. Dit levert een digitaal sheet op waarmee ook iemand die niet bij de bijeenkomst aanwezig was, overtuigd kan worden van het idee dat samen is neergezet. Hoewel, niet aanwezig: welk excuus heb je om weg te blijven als je met videoconferencing in de Cloud altijd en overal kunt aanschuiven?

Kortere vergaderingen, meer resultaat

Dat iedereen bij de sessie of vergadering aanwezig kan zijn, wil niet zeggen dat al het werk tijdens de bijeenkomst gedaan moet worden. Vanzelfsprekend kan het resultaat ook achteraf nog bewerkt of verfijnd worden. Wellicht wil je het resultaat parkeren om er een andere keer mee verder te gaan. Een korte, intensieve vergadering is immers veel productiever dan een ellenlange sessie waarbij de deelnemers halverwege verlangend naar de klok kijken. Een digitaal whiteboard maakt dit mogelijk omdat het samenwerken voor, tijdens én na de meeting samenbrengt.

De ideale tool voor videoconferencing

Het woord videoconferencing viel net al even. Want een interactief digitaal scherm is net zo goed een vergader- en presentatietool als dat het een samenwerkingstool is. Eigenlijk komen alle functies voor een productieve vergadering hier samen. Want ook de meer traditionele functies als video en audio zijn natuurlijk bij zo’n scherm inbegrepen. Deze zee aan mogelijkheden betekent niet dat je altijd alle functies zou moeten gebruiken. Een traditionele presentatie (al dan niet met deelnemers op afstand) is ook prima mogelijk.

Meer weten? Download het e-book Samenwerken 2.0

Interactief samenwerken met alle hulpmiddelen die de moderne techniek biedt, is niet moeilijk. Het vergt wel een omslag binnen een organisatie die niet onderschat mag worden. Om dit proces in goede banen te leiden, is kennis nodig van de mogelijkheden en van organisatieverandering. Download het e-book Samenwerken 2.0 als je daarmee aan de slag wil.