Thuiswerken is ‘here to stay’: zo richt je samenwerken op afstand in voor de lange termijn

Na een lockdown-periode komt Nederland langzaam weer in beweging. Er komen steeds meer versoepelingen, maar tegelijkertijd gaf Rutte aan dat thuiswerken nog voor een hele lange periode de norm blijft. Kantoren zijn niet ingericht om bij volledige bezetting de 1,5 meter afstand in acht te houden, de capaciteit van het OV is beperkt, en als iedereen massaal de auto pakt, zullen de files nog langer zijn dan vóór de crisis. Minister van Nieuwenhuizen riep werkgevers deze week nog op om niet terug te vallen in oude patronen: “Wij hebben inmiddels ervaren dat wij heel goed thuis kunnen werken. Het is echt niet zo dat iedereen op kantoor zit nu altijd alles vanuit huis moet doen. Maar al doe je dat maar een paar dagen per week, dan haal je die fileproblematiek al weg.” Het moge duidelijk zijn: samenwerken op afstand is ‘here to stay’. Hoog tijd dus om als organisatie na te denken over de inzet van collaboration tools en videoconferencing voor de lange termijn.

Verbind thuiswerkers met kantoormedewerkers

‘Werk zoveel mogelijk thuis’ is sinds 15 maart het credo in Nederland. Na een chaotische start zijn veel organisaties nu goed ingericht op het thuiswerken. Nu komen we in een volgende fase: een fase waarin de meerderheid van de medewerkers thuis zal werken, maar waarin ook een deel weer sporadisch naar kantoor gaat. De behoefte aan real-life interactie zal ervoor zorgen dat er ook weer meetings op kantoor gaan plaatsvinden. Belangrijke verandering is dat het niet meer vanzelfsprekend is dat iedereen fysiek in die ruimte aanwezig: medewerkers die te ver weg wonen om voor één meeting in de auto stappen, medewerkers die het OV liever mijden, en medewerkers die simpelweg de voorkeur geven aan thuiswerken.

Een technische uitdaging

Dat stelt je als organisatie voor een uitdaging: je moet nu niet alleen thuiswerkers op hun laptops met elkaar verbinden, maar ook zorgen voor een connectie tussen de thuiswerkplek en de vergaderruimte op kantoor. Enerzijds heb je een videoconferencing tool die medewerkers op hun eigen devices gebruiken, anderzijds heb je op kantoor in elke meeting room een traditioneel videoconferencing systeem staan. Die twee platformen met elkaar verbinden is voor gebruikers vaak complex en omslachtig. Voor elk type meeting en elk systeem is er een andere werkwijze om de meeting te joinen. Zonde! Want dit soort ongebruiksvriendelijke workflows zorgen ervoor dat mensen afhaken. Het is nu aan het IT team om te bekijken of jullie de juiste tools in huis hebben om videoconferencing op een goede en gebruiksvriendelijke manier te integreren in de digitale werkplek.

Verbind Microsoft Teams met SIP en H.323 videoconferencing systemen

Één van de tools die inmiddels veelvuldig wordt ingezet voor samenwerken op afstand is Microsoft Teams. Grote kans dat er in de vergaderruimtes bij jullie op kantoor een Cisco of Poly(com) videoconferencing systeem staat. Hoe zorg je dat MS Teams gebruikers en mensen in de meeting room gemakkelijk en snel in één virtuele meeting komen? Een voorbeeld van een oplossing is de Microsoft-certified Cloud Video Interop (CVI) van Pexip. Met dit systeem is het gemakkelijk om in te bellen naar een MS Teams meeting vanaf een videoconferencing systeem. Je belt het SIP adres van de MS Teams meeting en je mag meedoen! Afhankelijk van hoe je videoconferencing endpoint is geregistreerd, laat de host van de meeting je toe, of je mag er gelijk in (als je een geregistreerd endpoint gebruikt).

Dit systeem zorgt ervoor dat medewerkers een standaard werkwijze hebben om via verschillende systemen een meeting te joinen, binnen de vertrouwde Microsoft Teams omgeving. Of dat nou via Microsoft Teams, Skype for Business of het videoconferencing systeem in de meeting room is. Dat geldt trouwens niet alleen voor interne meetings, ook externe partners en klanten kunnen gemakkelijk joinen door gebruik te maken van deze gateway functionaliteit.

Meer weten over Microsoft Teams interoperabiliteit van Pexip? Lees dan ook eens dit blog.

Veranker thuiswerken in je organisatie

De Coronacrisis heeft veel teweeg gebracht, maar het geeft werkend Nederland ook een unieke kans om (samen)werken op afstand voorgoed te verankeren in de werkwijzen. Als organisatie heb je kunnen zien dat het echt niet altijd nodig is om met z’n allen in één ruimte te zitten om tot goede ideeën en resultaten te komen. Sterker nog, meetings verlopen vaak efficiënter en er gaat geen kostbare tijd verloren aan reistijd. Zorg dus dat je nu al nadenkt over een goede IT set-up voor samenwerken op afstand. Daar profiteer je niet alleen nu, maar ook in het Post-Corona tijdperk van.