Van virtueel vergaderen naar virtueel samenwerken met goede technologie

Van virtueel vergaderen naar virtueel samenwerken

Als we kijken naar het huidige samenwerken op afstand binnen bedrijven, dan beperkt dit zich vaak tot virtuele meetings. Met behulp van videoconferencing worden teamleden op afstand samengebracht in de meeting room. Maar effectief samenwerken bestaat natuurlijk uit meer dan alleen vergaderen. Trek je virtueel samenwerken wat meer uit de formele sfeer, dan neemt het aantal contactmomenten toe en wordt er effectiever samengewerkt. Immers: niet alle nuttige communicatie over een project vindt plaats tijdens formele momenten. Denk alleen al aan het praatje bij de koffieautomaat en de doorlopende stroom aan mails in je inbox.

Dat is de situatie waar je uiteindelijk naartoe wil. Dat een digitaal gesprek tussen twee medewerkers aan weerszijden van het land net zo vanzelfsprekend wordt als tussen twee medewerkers in hetzelfde kantoor. Dat levert niet alleen een geheel nieuwe dynamiek op, maar het zorgt ook voor effectievere samenwerking. En de wil is er in de basis. Medewerkers praten graag met elkaar bij de koffieautomaat, dus waarom niet ook elders? Als organisatie hoef je alleen de drempels weg te nemen voor regelmatige formele en informele samenwerking op afstand.

Een wir war aan tools

Effectief samenwerken op afstand is dus samenwerken voor, tijdens en na meetings. Om dat te realiseren heb je technologie nodig die al die manieren van samenwerken ondersteunt. Een tool voor mail, een tool voor video, eentje voor chat en nog een voor file sharing: voor je het weet zit je met een wir war aan tools die even snel op de plank belanden als dat ze zijn aangeschaft.

Hoewel samenwerken noodzakelijk is in elke organisatie, gaat er nog veel mis. Neem bijvoorbeeld e-mail; een vorm van communicatie op afstand die zo’n beetje ten onder gaat aan zijn eigen succes. Juist omdat het makkelijker en sneller is dan iemand daadwerkelijk te spreken, wordt veel maar via de mail gedaan. Mailboxen lopen vol en elke mail wacht netjes op zijn beurt. Uiteindelijk is de tijd die gewonnen is aan de ene kant, ruimschoots tenietgedaan door vertraging aan de andere kant. Maar alternatieven zijn ook niet vanzelfsprekend. Elke manager kan meepraten over fonkelnieuwe en veelbelovende tools, systemen en programma’s voor virtueel samenwerken, die uiteindelijk een stille dood sterven. Puur omdat mensen vast zitten in oude gewoontes en niet of te weinig gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden.

Medewerkers enthousiast maken én houden

De crux is dus om te zorgen dat je medewerkers nieuwe tools gaan gebruiken en blijven gebruiken. Als manager moet je hier proactief mee omgaan. Dus niet een tool ter beschikking stellen en achteraf evalueren of dit bevalt of niet. Maar direct het gesprek aangaan over hoe mensen op dat moment met collega’s op afstand werken. Daarvoor heeft iedereen natuurlijk al een proces, dus grote kans dat het gesprek vanzelf evolueert naar een gesprek over de tekortkomingen daarin. Een uitgelezen kans om jouw oplossing te pitchen. Maak van de voorgestelde tool dan ook vooral de oplossing van het probleem van je medewerkers en niet voor de problemen van de organisatie.

Vind je dat geforceerd of onnodig? De cijfers zeggen anders. Zestig procent van de IT-professionals geeft aan dat hun werkgever niet goed begrijpt met welke uitdagingen zij kampen bij werken op afstand, zo blijkt uit onderzoek. Dat onbegrip vertaalt zich in slechte faciliteiten voor werken op afstand. Daarbij moet je zeker niet alleen denken aan software of überhaupt aan technologie. Denk aan simpele zaken als achtergrondgeluid en afleiding, waarmee veel medewerkers aangeven te kampen.

Een geïntegreerd samenwerkingsplatform

Het gebrek aan goede – en vooral gebundelde – software is dus een grote barrière voor effectieve samenwerking op afstand. Medewerkers moeten altijd en overal met elkaar in contact kunnen staan, zowel in de meeting room als daarbuiten. Wordt er binnen jouw bedrijf veel gebruik gemaakt van smartphones om te mailen en appen? Waarom zet je diezelfde smartphone dan ook niet in voor communicatie voor, tijdens en na meetings? Met één druk op de knop van chat naar file sharing en terug naar de video meeting, op laptop, mobiel of tablet: dat is het nieuwe, virtuele samenwerken.

Samenwerken op afstand 2.0

Voor je weer een nieuwe tool aan gaat schaffen, wil je wellicht eerst wat meer weten over de volgende stap in samenwerking op afstand. Want, laten we eerlijk zijn, het kan best wat tijd en moeite kosten voor je als organisatie zover bent. Maar het is het meer dan waard. Wil je meer weten? Download dan hier onze whitepaper over optimaal virtueel samenwerken.