Wat is videoconferencing, hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Wat is videoconferencing?

Videoconferencing is een vorm van interactieve communicatie. Net als bij bellen gaat het om tweerichtingsverkeer, met als grote voordeel dat je elkaar kunt zien via videobeeld. Hierdoor kunnen deelnemers op afstand van elkaar real time en face-to-face overleggen in een live vergaderruimte, zonder dat daar reistijd of -kosten mee gemoeid zijn. Er zijn grofweg twee typen videoconferencing te onderscheiden:

• Point-to-point: een directe verbinding tussen twee deelnemers, vergelijkbaar met een telefoongesprek. Beide deelnemers hebben videoconferencing software nodig, een webcam, microfoon en een degelijke internetverbinding.
• Multipoint: als er sprake is van meerdere deelnemers op verschillende locaties heb je multipoint videoconferencing nodig. Alle locaties hebben een videoconferencing systeem nodig zodat ze elkaar kunnen zien en horen.

Soorten videoconferencing systemen

Tegenwoordig zijn er tal van videoconferencing systemen op de markt. Om te bepalen welk systeem het beste werkt voor jouw organisatie en processen, is het handig om de verschillende typen van elkaar te kunnen onderscheiden:

• Telepresence videoconferencing
  Deze vorm van videoconferencing heeft als doel om de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte is, ook al zijn verschillende deelnemers op afstand. Dit doe je door grote televisieschermen op ooghoogte boven de vergadertafel te hangen. Soms wordt er zelfs gebruik gemaakt van 3D beelden of hologrammen, alles om een real live vergadering zo goed mogelijk na te bootsen.
• Room-based videoconferencing
  Hierbij is het systeem voor videoconferencing gebonden aan een vergaderruimte. De meetingroom bestaat uit videoconferencing endpoints, een MCU (multiple control unit), scherm, camera en microfoon.
• Desktop videoconferencing
  Een populaire vorm van videoconferencing, rechtstreeks vanaf je laptop of computer. Met videoconferencing software geïnstalleerd op je computer en een goede internetverbinding kun je rechtstreeks vanaf je pc een videomeeting houden.

Zo maak je gebruik van videoconferencing

Naast de verschillende systemen voor videoconferencing, zijn er ook verschillende manieren om gebruik te maken van videoconferencing:

• Met video hardware: fysieke apparaten die bedoeld zijn voor videoconferencing, denk aan endpoints van bijvoorbeeld Polycom of Cisco.
• Via een soft client: dit is een toepassing die je kunt downloaden op je computer, tablet of smartphone. Deelnemers kunnen gebruik maken van videoconferencing door simpelweg de applicatie te starten.
• In de cloud: clouddiensten bieden de complete infrastructuur voor videoconferencing: virtuele meetingrooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices.
• Via het web: de meeste aanbieders van videoconferencing software hebben ook een webfunctionaliteit die deelnemers de mogelijkheid geeft om verbinding te leggen via hun browser. Met een webcam en één klik op een link zitten mensen direct in de videomeeting.

Welke oplossing het best past bij jouw organisatie is afhankelijk van je bestaande IT infrastructuur. Een videoconferencing tool moet gemakkelijk te integreren zijn en compatible met andere programma’s zoals bijvoorbeeld Microsoft Office en Microsoft Teams. Bedenk ook voor welke werkprocessen en samenwerkingsstructuren je de tool gaat gebruiken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat externe partijen geen videoconferencing systeem hebben. Een webbased tool kan dan handig zijn.

➡️ Lees meer over Zoom videoconferencing

De voordelen van videoconferencing

Met behulp van videoconferencing maak je face-to-face interactie tussen collega’s, klanten en andere bedrijfspartners mogelijk, zonder het gedoe van reizen. De mogelijkheid om elkaar recht in de ogen aan te kijken kan de relaties versterken, productiviteit een boost geven en klanttevredenheid verbeteren. De voordelen op een rijtje:

• Kostenbesparing: bespaar op reiskosten doordat deelnemers niet meer voor elke meeting fysiek in één ruimte hoeven te zijn.
• Betere relaties: de toevoeging van video maakt meetings een stuk persoonlijker, waardoor het bijdraagt aan een betere relatie tussen de deelnemers.
• Verhoogde productiviteit: het beslissingsproces verloopt soepeler als mensen (virtueel) bij elkaar zijn. Dankzij video kunnen deelnemers elkaars gezichtsuitdrukking en andere non-verbale communicatie zien.
• Minder reizen: mensen hoeven veel minder te reizen doordat meetings ook via video plaats kunnen vinden. Hiermee bespaar je niet alleen reiskosten maar ook kostbare werktijd.
• Betere werk-privé balans: doordat virtuele meetings net zo effectief zijn als real life meetings, wordt de drempel om thuis te werken veel lager.
• Kleinere ecologische voetafdruk: minder vervuiling door reizen én minder kantoorruimte nodig, dat maakt videoconferencing is een hele ‘groene’ keuze.

Videoconferencing voor jouw organisatie

Om optimaal te kunnen profiteren van videoconferencing is het belangrijk dat je een tool kiest die naadloos aansluit op jouw werkwijzen en processen. Wij adviseren je graag over een videoconferencing oplossing die past binnen jouw organisatie en bestaande IT infrastructuur. Tegenwoordig wordt steeds vaker gekozen voor een oplossing in de cloud. In de Quick Guide hieronder kom je erachter of en hoe jouw organisatie ook kan profiteren van de voordelen van videoconferening in de cloud.