Irdeto: in 7 stappen naar internationale samenwerking

Irdeto gaat niet over één nacht ijs. Een bedrijf dat beveiligingssoftware ontwikkelt dat 5 miljard apparaten wereldwijd beschermt tegen cyberaanvallen en malware, neemt alleen genoegen met oplossingen die zijn gecheckt, gedubbelcheckt en nog een keer zijn gecheckt.

Peter OggelPeter Oggel is de Chief Technology Officer van Irdeto. In die functie is hij onder meer verantwoordelijk voor de implementatie van samenwerkingstools. “Dat was behoorlijk frustrerend”, merkt hij meteen op. “We hebben jaren gezocht naar een goede oplossing.” Begin 2018 twijfelde de organisatie hoe ze invulling moest geven aan de integrale communicatiestrategie. “We besteedden veel tijd aan het oplossen van de problemen die we met Skype for Business ervoeren. Het was moeilijk om een vergadering op te zetten. De kwaliteit was laag en het gebruiksgemak was onvoldoende. De medewerkers werden doodongelukkig van die tool.”

Het gevolg?

“De samenwerking stokte. En dat kun je je niet veroorloven, zeker niet in onze business.”

Irdeto maakt beveiligingssoftware voor betaal-tv, video-entertainment, games, connected transport, connected health en de Iot-industrie. Wereldwijd werken er zo’n 1000 medewerkers. Het hoofdkantoor staat in Hoofddorp, maar Irdeto heeft ook kantoren in Beijing en San Francisco. Om de ontwikkelingen op de markt te kunnen volgen is snelheid geboden en intensieve samenwerking. Technisch hick-ups kun je dan missen als kiespijn. Op zijn zoektocht naar hulp stuitte Oggel op Duppal, en dan met name op de oprichter, Sven Lagerweij. “Hij overtuigde me om het proces in zeven stappen op te delen. Het voorstel paste perfect bij Irdeto. Wij nemen beslissingen op basis van doorslaggevende argumenten.

Stap 1. Onderzoek naar behoeften.

Peter: “Sven heeft eerst de behoeften van eindgebruikers in kaart gebracht. Uit alle lagen van de organisatie zijn medewerkers geïnterviewd en we hebben een vragenlijst rondgestuurd. Duppal heeft verder nog een scherpe analyse gemaakt van de oude situatie. Daaruit bleek wel dat de bestaande samenwerkingsomgeving aan kwaliteit ontbrak en niet bepaald uitblonk in gebruiksgemak.”

Stap 2. Functioneel ontwerp

Peter: “Op basis van de uitkomsten is een nieuw functioneel ontwerp gemaakt. Daarin zijn de technische specificaties opgenomen, de kosten, de beveiligingsissues en de KPI’s. Je moet de settings van zo’n tool zo kunnen instellen dat de privacy van medewerkers geen gevaar loopt.”

Stap 3. De strategie

Peter: “Om in een complexe organisatie dingen voor elkaar te krijgen, heb je het commitment van het management nodig. Duppal heeft een strategisch document opgesteld, waarin niet alleen bovengenoemde elementen een plek hadden, maar waarin tot in detail stond beschreven welke aanvliegroute het beste resultaat zou opleveren. Ook de voorwaarden en momenten voor een Go of No Go waren benoemd.”

Stap 4. Selectie van middelen

Peter: “Uit de analyse-fase kwam duidelijk naar voren dat onze medewerkers behoefte hadden aan een tool die het altijd zou doen en makkelijk in het gebruik zou zijn. We moesten frustratie gaan omzetten in geluk. We hebben leveranciers gevraagd offertes uit te brengen op basis van onze voorwaarden en vereiste functionaliteiten. Zo moest de oplossing ook antwoord geven op de vraag hoe we onze vergaderzalen moesten inrichten. Uit de offertes hebben we twee oplossingen gekozen, waarmee we een testfase zijn ingegaan. Sven had dit voorgesteld, omdat je zeker wilt weten dat je de goede keuze maakt en een tool hebt die aan alle eisen voldoet en de werkprocessen ondersteunt.”

Stap 5. Implementatie van de tool

Peter: “Een van de oplossingen die we hebben getest was Zoom. De medewerkers waren er vrijwel meteen verliefd op. De naam zong rond op de afdelingen. Mensen maakten filmpjes of schreven erover. Ze waardeerden de tool met een 9 op de schaal van 10. Kortom, ze konden niet wachten om ermee te gaan werken. Na een maand hebben we de knoop doorgehakt en besloten om Zoom via Duppal aan te schaffen. Duppal zou zorgdragen voor de implementatie. Aan zo’n traject zit een technische kant, maar ook een gedragscomponent. Verschillende groepen eindgebruikers moeten ermee kunnen werken. Maar voor ons was veiligheid ook een belangrijk thema. Privacy moet wel gewaarborgd zijn.”

Stap 6. Adoptieprogramma

Peter: “Naast de strategie is adoptie het sterke punt van Duppal. Ik ben daar echt van onder de indruk. Ze hebben eindgebruikers, helpdeskmedewerkers en de supergebruikers groepsspecifiek getraind. Dat sloeg enorm aan. Het adoptieprogramma zat erg goed in elkaar. Er werd met iedereen rekening gehouden. De ene medewerker is beter op de hoogte van de mogelijkheden dan de ander, maar iedereen leerde nieuwe dingen op de trainingen. Na de workshops kon iedereen met Zoom overweg en waren de barrières weggenomen die een goede samenwerking in de weg stonden. Onze marketingafdeling lanceerde in overleg met Duppal een interne communicatiecampagne om Zoom extra onder de aandacht te brengen. De lancering was echt geweldig. Er heerste een geweldig positieve vibe, en nog steeds eigenlijk.”

“De lancering was echt geweldig. Er heerste een geweldig positieve vibe, en nog steeds eigenlijk.”

Stap 7. Monitoren van het gebruik

Peter: “Alle mensen die in onze organisatie vanaf hun desktop werken, zijn overgegaan op Zoom. Gemiddeld tellen we 8500 vergaderingen per maand, wereldwijd. We gaan sky rocket high. De tevredenheid ligt om en nabij de 99%. Je kunt dus wel spreken van een doorslaand succes. We houden het gebruik nauwgezet bij. In de Covid19-crisis ontving ik de nodige vragen over Zoom. Mensen waren bezorgd. Ze wilden weten hoe het zat met de beveiliging en hoe Zoom omging met onze gegevens. Samen met Duppal hebben we de settings nog eens doorgenomen en ons ervan verzekerd dat de veiligheid voldeed aan onze normen.”

De juiste route

Duppals 7 stappenmodel, met verantwoording in elke fase, was voor Irdeto de juiste route. De beslissingen die de directie moest maken, waren telkens met argumenten onderbouwd. “Omdat we zorgvuldig te werk zijn gegaan, kregen we het commitment dat nodig is”, blikt Peter terug. “We hebben voor de combinatie Zoom-Duppal gekozen op basis van het gedegen onderzoek naar de behoeften van de eindgebruikers. Van de inzichten die we opdeden, profiteren we nog steeds. Al onze medewerkers hebben de tool omarmd. In plaats van klachten krijg ik nu complimenten. Internationaal loopt de samenwerking fantastisch. Daar ben ik trots op. Het is ontzettend plezierig als je bereikt wat je met elkaar voor ogen hebt.”