NL blogberichten | Samenwerkingstools

Videoconferencing als het ‘nieuwe normaal’: een blik achter de schermen

Sven Lagerweij

20 april 2020

pexip-integreer-meet-zoom-teams-cisco-omgeving (1)

In ons vorige blog vertelde Debby over de impact van de Corona lockdown op ons als videoconferencing leverancier. In twee weken tijd maakten we talloze organisaties videoconferencing-ready. Inmiddels zijn we drie weken verder en Nederland is aardig gewend aan het leven in een lockdown. Aan 1,5 meter afstand houden, geen handen schudden, de kinderen lesgeven en thuiswerken. Organisaties die er tot voor kort van overtuigd waren dat remote working voor hen absoluut niet mogelijk was, hebben nu hun processen en meetings volledig digitaal ingericht. En nu iedereen de basics van videoconferencing onder de knie heeft en de rust binnen bedrijven weer een beetje is wedergekeerd, komt er ruimte om verder te kijken. Organisaties denken na over de veiligheid en de daadwerkelijke benodigde functionaliteiten van hun platform. En dat levert een hoop vragen op. Daarom in dit blog weer een blik achter de schermen, dit keer bij het proces waarin videoconferencing langzaamaan het ‘nieuwe normaal’ wordt.

Zorgen over security

Met het toenemende gebruik van videoconferencing kwamen ook de zorgen over security en privacy. Veel platformen moesten in korte tijd hun capaciteit enorm opschalen. Ter illustratie: Zoom verwerkt normaal zo’n 10 miljoen dagelijkse gebruikers, in maart waren dat er plotseling 200 miljoen! Alle berichtgeving in de media over onder andere Zoom zorgde logischerwijs voor veel onzekerheid en vragen bij onze klanten. We hebben daarom klanten pro actief benaderd en uitgebreid op alle vragen gereageerd. Daarnaast zijn we samen met klanten door hun settings gelopen en hebben we uitgelegd wat organisaties en gebruikers zelf kunnen om hun meetings te beveiligen. We hebben waar nodig gezorgd voor een verwerkersovereenkomst en hebben per specifieke situatie een advies op maat gegeven. Uiteindelijk hebben we geen enkele opzegging gehad van Zoom klanten.

Het voordeel van een Nederlandse partner

Juist in dit soort situaties ervaren veel organisaties de voordelen van een Nederlandse partner. Veel videoconferencing platformen communiceren alleen in het Engels. Hun customer support teams lopen op dit moment over en gebruikshandleidingen zijn niet beschikbaar in het Nederlands. Het is dan fijn als je een partner hebt die jouw gebruikers in hun eigen taal kan trainen en ondersteunen en die je bij vragen niet doorstuurt naar de FAQ pagina maar je een advies op maat geeft. Met het Duppal team hebben we er de afgelopen weken alles aan gedaan om elke klant zo goed mogelijk te helpen om goede, veilige remote meetings te organiseren.

Kijken naar de lange termijn

Op dit moment hebben de meeste organisaties een keuze gemaakt voor een bepaalde tool. De komende tijd zul je gaan kijken of dit echt de juiste tool is voor jullie. Voldoet de tool aan jullie eisen? Biedt het de functionaliteiten die je nodig hebt? En hoe zit het straks als we weer op kantoor kunnen werken en bepaalde processen weer worden opgestart? Kun je de tool dan bijvoorbeeld ook integreren in de meeting room? Om op de lange termijn te profiteren van de mogelijkheden van videoconferencing, raad ik je aan om op een gegeven moment een stapje terug te zetten en te kijken of de huidige systemen geschikt zijn voor de organisatie als geheel en voor de individuele gebruikers die er iedere dag mee moeten werken.

Lees ook eens mijn blog over een strategische aanpak voor UC&C vraagstukken