Zo kies je de juiste team collaboration software

Holistische aanpak

Vergelijk een collaboration tool met een Zwitsers zakmes. De meerwaarde van zo’n zakmes zit hem niet in één specifieke functionaliteit, maar juist in de combinatie van verschillende functionaliteiten in één handzaam en compact stuk gereedschap. Collaboration tools werken precies hetzelfde. Kies je een pakket op basis van een of enkele functionaliteiten, dan is de kans groot dat je investering zich op lange termijn niet terugbetaald. Beschouw het pakket aan functionaliteiten dus als een geheel.

Houd daarnaast altijd de wensen van de eindgebruiker in gedachte. De tevredenheid met het pakket bij werknemers in je organisatie, maakt of breekt het succes ervan. Kortom: wees holistisch in je aanpak. Weeg alle functies van het softwarepakket af en bekijk ook de wensen van de gebruikers. Dat betekent dat je die wensen en behoeften van je medewerkers eerst moet inventariseren. Wees dan ook vooral niet bang om hen actief in het keuzeproces te betrekken.

Waar let je op?

Inmiddels heb je misschien collaboration software op het oog waar ook je medewerkers achter staan. Als je zover bent, is het zaak om andere belangrijke factoren af te wegen:

Gebruiksgemak: kunnen je medewerkers er ook mee overweg? Hier ligt een subtiel verschil met de wensen van de eindgebruikers. Immers, daarbij kijken zij vooral naar functionaliteiten die zij nuttig vinden. Gebruikersgemak gaat over de vraag of zij ook goed overweg kunnen met de gebruikersinterface van het pakket in verschillende situaties. Bedenk ook dat een teveel aan functionaliteiten ervoor kan zorgen dat medewerkers vastlopen. Simpel en intuïtief zijn de toverwoorden als het gaat om collaboration software. Verder is het natuurlijk belangrijk dat teamleden altijd, overal en via elk (mobile) device gebruik moeten kunnen maken van de tool. Uiteraard altijd met een optimale gebruikservaring.

Prijs: de olifant in de kamer. Een collaboration pakket is natuurlijk een flinke investering. En het ene pakket is het andere niet. Dat leidt natuurlijk tot prijsverschillen. Om het hier niet op stuk te laten lopen is het goed om je in een vroegtijdig stadium te oriënteren op de kosten. Let daarbij vooral op de kosten in de opstartfase: sommige tools vereisen buitensporig duur maatwerk van externe consultants. Zoek dus naar een gebruiksklare oplossing met flexibele abonnementen. Bedenk ook dat een collaboration tool pas meetbaar gaat bijdragen aan de productiviteit van een team, als deze ook daadwerkelijk en optimaal gebruikt wordt. Dit zogenaamde ‘tipping point’ realiseer je met behulp van goede user adoption programma’s.

Integratie en compatibiliteit: ondanks dat een collaboration pakket straks diverse functies vervult die nu nog deels bij andere software liggen, implementeer je het pakket niet in een vacuüm. Dat wil zeggen: je organisatie gebruikt bepaalde software voor kritieke processen en dat blijft zo. Test eerst in de praktijk hoe de functies van het collaboration pakket functioneren naast andere belangrijke software binnen je organisatie. De overgang naar een nieuwe tool zal voor medewerkers stukken makkelijker zijn als de oplossing geïntegreerd is met andere tools die ze gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden.

Beveiliging: van een moderne collaboration tool mag je een hoog veiligheidsniveau verwachten. Het is zelfs zo dat het integreren van functies in één pakket bedoeld is om de beveiliging te vergemakkelijken. Toch zijn er in dit opzicht belangrijke verschillen tussen pakketten. Stel jezelf de vraag welke veiligheidsniveau gewenst is en welke concrete maatregelen daarmee verband houden.

Hosting: een collaboration pakket wordt meestal gehost in de cloud. In sommige gevallen is een on-premise oplossing nog haalbaar, maar in de meeste gevallen is een cloudoplossingen makkelijker te implementeren, flexibeler, gebruiksvriendelijker en kostenefficiënter.

Valkuilen bij de keuze voor een collaboration

Bij het kiezen van team collaboration software zijn er een aantal standaard eisen zoals kraakhelder videobeeld, groepschat en bestanden delen. Maar ondanks dat je een collaboration pakket vooral als Zwitsers zakmes met een veelheid aan functies moet zien, dien je de specifieke behoeften van je medewerkers niet uit het oog te verliezen. Het is goed om een prioritering aan te brengen in de verschillende functionaliteiten, op basis van de behoeften van jouw organisatie.

Een andere valkuil is de implementatie. Hoe lang is de aanloopperiode en wat is allemaal nodig voor een succesvolle implementatie? Is er behoefte aan gerichte trainingen, eventueel verzorgd door experts van de betreffende tool? En welke kosten zijn hiermee gemoeid? Denk aan kosten voor maatwerk, implementatie en training. Vergeet deze kostenposten niet meer te nemen in je vergelijkingen en afwegingen.

De keuze voor een tool voor team collaboration gaat de werkprocessen binnen je organisatie nog vele jaren bepalen. Het is dus absoluut zinvol – en zelfs noodzakelijk – om daar een zorgvuldige en weloverwogen afweging in te maken. Een proefperiode is dan ook geen overbodige luxe. Waar het in kern om draait is dat het overgaan op zo’n pakket iets is dat je zeker moet doen, maar vooral goed moet doen. De kwaliteit en zorgvuldigheid van de keuze, bepalen voor lange tijd mede het succes van de organisatie en de tevredenheid van je medewerkers.

Holistische aanpak, geïntegreerd platform

Bij een holistische aanpak past een geïntegreerd platform waarin alle functionaliteiten van effectieve samenwerking samenkomen en dat bovendien voldoet aan alle bovenstaande eisen. Wil je meer weten over het nieuwe samenwerken en het opzetten van een geïntegreerd samenwerkingsplatform? Download dan onze whitepaper over optimaal virtueel samenwerken.