Mailen, bellen, of chatten?
Haal je eens je inbox van een gemiddelde werkdag voor de geest. Grote kans dat daar dagelijks tientallen mails binnenkomen. Je probeert er structuur in te brengen met labels en mapjes, maar het blijft wat het is: chaos. Als je goed kijkt, zul je zien dat veel van deze mails eigenlijk verkapte gesprekken zijn. Korte berichtjes heen en weer, in-line reacties, tig mensen in de CC en je kunt je conclusie trekken dat deze communicatie eigenlijk beter via een ander communicatiemiddel had kunnen lopen. Uit onderzoek blijkt dan ook dat een kwart van de werknemers (zo’n 23 procent) e-mail als een productiviteitskiller beschouwt.
Dus hoe moet het dan wel? Natuurlijk kun je gewoon naar iemands bureau lopen voor een goed gesprek. Maar tegenwoordig werken steeds meer mensen op afstand van elkaar, waardoor dat bureau zomaar honderden kilometers verderop kan staan. Bellen is natuurlijk ook een optie, maar kost vaak veel tijd en wat je tijdens een telefoongesprek afspreekt, staat nergens op papier. Ook niet handig. Instant messaging is negen van de tien keer een beter alternatief. Hieronder lees je waarom.
Voordelen van instant messaging
We kennen instant messaging natuurlijk al voor privégebruik. Wie maakt er geen gebruik van WhatsApp of Facebook Messenger? Het is een hele logische stap dat dit soort tools en deze manier van communiceren zich ook steeds meer naar de werkvloer verplaatst. Waarom zou je daar als bedrijf je teams niet in faciliteren door ze een goede instant messaging tool te bieden?
Werken met team messaging maakt tal van (samen)werkprocessen eenvoudiger en efficiënter. Dat werkt zo:
- De real-time interactie binnen instant messaging lijkt erg op de interactie in real-life gesprekken. Zo kunnen teams op afstand effectief met elkaar communiceren, haast alsof ze in dezelfde ruimte staan.
- Waar e-mail vaak lange reactietijden kent, krijg je binnen instant messaging (bijna) onmiddellijk respons. Dat scheelt een hoop tijd!
- Daar worden je teams gelijk ook een stuk productiever van: ze hoeven tenslotte niet meer zo lang op elkaars input te wachten. Informatie wordt sneller uitgewisseld, waardoor de workflow blijft behouden.
- Er wordt ook méér gecommuniceerd via instant messaging. Mensen zijn vaak toch een beetje terughoudend met het sturen van mails voor korte vragen of kleine nieuwtjes, juist vanwege die volle inboxen. De drempel om dit toch de delen is in instant messaging veel lager.
- Een team bestaat vaak uit meer dan twee personen en dat maakt digitale communicatie soms best een uitdaging. Op een gegeven moment wordt het zoeken naar wie ook alweer wat wanneer zei, terwijl ieders mailbox blijft volstromen. Met instant messaging worden groepsgesprekken een stuk overzichtelijker en efficiënter.
- Ook bestanden kunnen gemakkelijker uitgewisseld worden, je hebt binnen instant messaging vaak geen last van bestandslimieten. Zo weet je zeker dat alle teamleden altijd over de benodigde informatie beschikken.
- Goede samenwerking vraagt ook om een goede band tussen teamleden. Waar e-mail vrij gestandaardiseerd en formeel is, biedt team messaging ruimte voor meer persoonlijke gesprekken.
Hoe kies je een geschikte team messaging tool?
Elk team is anders en werkt anders. Als je besluit om team messaging te introduceren binnen je organisatie, is het goed om vooraf goed na te denken over welke tool of app geschikt is. Omdat alle verandering moeilijk is, kies je voor een platform dat past bij bestaande werkprocessen en al aanwezige communicatiemiddelen. Het is namelijk makkelijker om een tool te kiezen die past bij bestaande werkprocessen, dan dat die processen aangepast moeten worden op de tool. Juist om die natuurlijke manier van (samen)werken te bereiken, waardoor werknemers de tool daadwerkelijk zullen gaan gebruiken. Dat betekent dat je eerst analyseert hoe je werknemers nu (samen)werken en vooral communiceren. Stel jezelf de vraag welk platform daar het beste bij aansluit.
Vergeet ook voor niet expliciet te vragen waar je werknemers behoefte aan hebben. Een van de grootste veroorzakers van weerstand tegen verandering is dat degenen die het betreft te laat in het proces worden betrokken. Het tegenovergestelde is ook waar. Wanneer mensen betrokken worden bij de inhoud, aard en omvang van een verandering, is de kans dat zij tevreden zijn groter. De kans dat je team messaging platform een succes wordt, is daarmee ook een stuk groter.
Een derde factor die je meeweegt is de integratie en interoperabiliteit met andere functionaliteiten. Wellicht heb je al bepaalde tools in huis waar de instant messaging tool naadloos op aan moet sluiten. De meeste messaging platformen staan niet op zichzelf en bieden nog veel meer functionaliteiten op het gebied van samenwerking. Zijn die interessant voor je? Wellicht kan zo’n platform een grotere rol spelen in het vormgeven van samenwerking op afstand.
Ga voor integratie
Dat messaging platformen zelden op zichzelf staan, is niet voor niets. Een andere bekende productiviteitskiller is dat tal van taken die een werknemer uitvoert, verdeeld zijn over verschillende digitale tools. Die versnippering maakt dat vaak om tools heen gewerkt wordt en er dus niet optimaal gebruik van wordt gemaakt. Zonde! Welke tool je ook kiest, kies bij voorkeur iets dat geïntegreerd kan worden met andere samenwerkingstools.
In het ideale geval biedt je jouw teams een allround collaboration platform waarin alle vormen van samenwerking op afstand samenkomen: videoconferentie, bestanden delen én instant messaging. Door zulke tools te integreren binnen één platform zorg je voor naadloze en optimale samenwerking met één druk op de knop. Zo kan niemand om het platform heen. En dat is maar goed ook. Want je stuurt alleen een berichtje aan een collega wanneer je zeker weet dat deze aan de andere kant ook gelezen wordt.
Wil je meer weten over deze nieuwe digitale vorm van samenwerking? Download dan onze whitepaper over optimaal virtueel samenwerken.
Â
