Werken op afstand met een digitale werkplek: 5 componenten voor succes

Wat wordt er bedoeld met de digitale werkplek?

De ‘digitale werkplek’ is een breed begrip. Over het algemeen kun je zeggen dat het gaat om de natuurlijke evolutie van de werkplek. Het is hierbij van belang om verder te kijken dan alleen de technologie die digitaal werken mogelijk maakt. De digitale werkplek bestaat uit een verzameling platforms, tools en werkomgevingen die op een gebruiksvriendelijke, coherente en productieve manier ingezet kunnen worden. Er moet dus aandacht zijn voor de gebruikservaring maar ook voor de context waarin mensen werken. Een goede digitale werkplek is afgestemd op de specifieke doelen en uitdagingen van jouw organisatie.

Waarom je een digitale werkplek nodig hebt

Het hebben van een goede digitale werkplek is tegenwoordig meer een must-have dan een nice-to-have. Om concurrerend te blijven in de dynamische markt van nu zijn innovatie, efficiëntie, kostenbesparing en klanttevredenheid essentieel. Dat kan alleen als communicatiebarrières worden verbroken en kennisdeling binnen de organisatie wordt gefaciliteerd. Tegelijkertijd wordt werken op afstand steeds populairder, met name onder de nieuwe generatie werknemers. Dit vraagt om veranderingen in de werkomgeving: een digitale aanpak zorgt ervoor dat medewerkers efficiënt en productief kunnen blijven, ook als ze niet fysiek op kantoor aanwezig zijn. Een aantal voordelen van de digitale werkplek:

• Talent aantrekken: 64% van de medewerkers verkiest de mogelijkheid om thuis te werken boven een hoger salaris. Om goede millennials aan te trekken is een digitale werkplek essentieel.
• Productiviteit: als medewerkers soepel en efficiënt kunnen werken op elke plek, elk moment en op elk apparaat geeft dat hun productiviteit een boost.
• Medewerkertevredenheid: de digitale werkplek sluit beter aan op de behoeftes en voorkeuren van de medewerkers van nu en kan dus zorgen voor meer tevreden medewerkers.
• Communicatietools: met name de nieuwe generatie werknemers geeft de voorkeur aan nieuwe vormen van communicatie zoals instant messaging en videobellen. De digitale werkplek faciliteert deze communicatievormen.

De componenten van een effectieve digitale werkplek

Werken op afstand levert je organisatie belangrijke voordelen op als het gaat om kostenbesparing, productiviteit en medewerkertevredenheid. Maar daar heb je wel een efficiënt ingerichte digitale werkplek voor nodig. Dat begint bij slimme investeringen in de tools en technologie die nodig zijn om medewerkers op afstand te verbinden. Veel bedrijven hebben al tools in huis voor instant messaging, scherm delen of videoconferenties. Maar nemen deze tools echt alle barrières van werken op afstand volledig weg? Neem nou videoconferencing; een goede manier om de finesses van menselijke interactie te behouden, ook als mensen niet in één en dezelfde ruimte zijn. Maar biedt de tool ook een goed alternatief voor het whiteboard dat vaak zo centraal staat in meetings? Dit soort tekortkomingen kunnen ervoor zorgen dat thuiswerkers altijd met 1-0 achterstaan op medewerkers op kantoor en brengen hun vermogen om effectief samen te werken in gevaar.

Een effectieve digitale werkplek zorgt ervoor dat samenwerking en teamwork op afstand minstens  zo vlot verlopen als op de fysieke werkplek. Dit zijn de componenten die daarvoor nodig zijn:

1. Medewerkers die werken op afstand moeten kunnen interageren met de content zodat ze geen passieve toeschouwers, maar actieve deelnemers zijn.
2. Tools en technologieën moeten compatibel en interoperabel zijn met bestaande applicaties. Samenwerkingssoftware moet naadloos aansluiten op de programma’s die medewerkers dagelijks gebruiken.
3. Om werken op afstand mogelijk te maken is het essentieel dat medewerkers toegang hebben tot de digitale werkplek op hun laptop, smartphone en tablet, niet alleen in een deelnemersrol, maar ook in een organiserende rol.
4. Rijke content als video’s, Powerpoint slides, websites en andere data moeten op een makkelijke manier zijn te integreren in meetings en presentaties.
5. Om grote hoeveelheden data goed te kunnen analyseren moet het mogelijk zijn om meerdere content tegelijkertijd te kunnen visualiseren op grote schermen.

Jouw digitale werkplek

Om een effectieve digitale werkplek op te zetten binnen je organisatie moet je goed kijken welke set van tools nodig is voor efficiënte samenwerking. Het is daarbij van belang dat die tools naadloos op elkaar aansluiten en passen bij de werkwijzen binnen jouw bedrijf. Wij adviseren je graag over de samenstelling van jouw digitale werkplek.