4 tips voor online brainstormen en online evenementen

Begin dit jaar lag bij veel organisaties de focus op online vergaderingen; de dagelijkse bedrijfsvoering moest doorgaan, ook online, op afstand. Inmiddels zijn veel organisaties de mogelijkheden van online meeting tools verder aan het ontdekken. Want ook voor de evenementen, brainstormsessies en kick-offs die voorheen fysiek op locatie plaatsvonden moet een goede online oplossing worden bedacht. Dat brengt weer heel andere uitdagingen met zich mee. Hoe bereik je online in één keer heel veel mensen, op een goede, georganiseerde manier? Hoe zorg je dat de interactie en betrokkenheid van een fysieke, face to face sessie ook online zo overkomt? Kortom, hoe bereik je je doelstellingen in een online sessie en hoe kun je de beschikbare tools daar optimaal voor inzetten? In dit blog deel ik 4 tips voor goede online evenementen en interactieve online brainstormsessies.

1. Transformeer je meeting van fysiek naar online

Mijn eerste tip is simpel: kijk hoe je de fysieke meeting op locatie kunt transformeren naar een goede online vervanger. Wat deed je op locatie altijd? Zaten jullie met z’n allen rond een flipover? Plakten jullie post-its op een whiteboard? Of splitsten jullie op in groepjes? Ga dan op zoek naar een online oplossing om een vergelijkbare setting te realiseren! Maak daarbij ook een prioriteitenlijstje: wat is een absolute must en wat kun je eventueel laten vervallen of aanpassen?

2. Denk out of the box

Tip twee sluit daar mooi op aan. Denk na over hoe je tools creatief daarvoor kan inzetten. We zien regelmatig dat mensen niet verder denken dan de standaard. Dat heeft ermee te maken dat organisaties vaak niet goed op de hoogte zijn van alle mogelijkheden binnen hun online meeting tool. Denk aan online whiteboards, interactietools zoals Q&A en polls, en breakout rooms om de groep op te splitsen in kleinere groepjes. Als jij creatief aan de slag gaat motiveer je anderen ook om hun creativiteit aan te spreken. Een poll kun je bijvoorbeeld breder inzetten dan alleen voor het peilen van meningen. Gebruik een poll eens als ijsbreker of om een luchtige, sociale vraag tussendoor te stellen. Merk je juist dat het begin van een online meeting stroef verloopt? Start deze dan eens een met een komische video gerelateerd aan een gespreksonderwerp of speel een gezellig muziekje op de achtergrond. Zo weet je zeker dat iedereen goed gehumeurd aan de meeting begint!

3. Bereid het goed voor!

Besef je dat online bijeenkomsten echt meer voorbereiding vergen dan een fysieke meeting. Dat zit ‘m niet alleen in het inhoudelijke deel van de meeting maar ook in het technische aspect. Een aantal dingen om over na te denken:

• Bij een fysieke bijeenkomst geef je de deelnemers een routebeschrijving naar de locatie. Maar ook voor een online bijeenkomst moet je nadenken over hoe mensen bij je evenement komen. Misschien is het nodig dat je ze daarbij helpt, het is namelijk niet voor iedereen vanzelfsprekend.
• Besef dat twee uur achter een beeldscherm zitten veel meer energie kost dan twee uur in een fysieke ruimte. Denk dus ook na over pauzes. Zo zorg je dat iedereen de gehele meeting zijn aandacht erbij kan houden.
• Oefen met de tool die je gaat gebruiken! Zo zorg je dat alles soepel verloopt, dat er geen slordigheidjes zijn of andere obstakels die afleiden van de inhoud van de sessie.
• Denk na over de technische setting; waar zet je bijvoorbeeld de camera’s neer? Hoe kom je in beeld en wat voor achtergrond gebruik je? Slecht licht, een verkeerde positie van de camera, een reflectie in brillenglazen; dit zijn allemaal aspecten die afleiden en je met een goede voorbereiding kan voorkomen.
  Maar ook: hebben deelnemers hun microfoon aan of uit staan? En ben ik zelf als spreker wel goed verstaanbaar? Mindere audio kan een goede sessie namelijk flink belemmeren. Sprekers gebruiken idealiter een headset of oortjes met een ingebouwde microfoon zodat ze goed verstaanbaar zijn

Kortom, een goede online bijeenkomst komt niet zomaar tot stand. Het vraagt – net als bij een fysiek event – om een goede organisatie en een goed script.

4. Zorg voor de juiste en voldoende licenties

Natuurlijk kan ik niet in ieders portemonnee kijken, maar ik raad aan om niet te bezuinigen op enkele licenties. Uit ervaring blijkt dat organisaties die niet investeren in voldoende licenties, zichzelf echt restricties opleggen en tegen obstakels aanlopen. Gratis tools hebben nou eenmaal niet alle mogelijkheden qua opties en gebruiksgemak. Bedenk jezelf dat als je bijvoorbeeld een event organiseert ook niet de helft wel een drankje & hapje geeft, en de andere helft niet, waarom ga je je online dan wel beperken? Je creëert zo dezelfde frustraties als wanneer op kantoor alle vergaderruimtes bezet zijn.

Haal meer uit je online brainstorm en evenement

Speciaal voor organisaties die worstelen met het opzetten van leuke, effectieve online bijeenkomsten, hebben we een aantal trainingen ontwikkeld. In deze trainingen helpen we je niet alleen op weg in tools als Zoom (Webinar), Pexip, Cisco Webex en MS Teams, we geven ook tips en adviezen voor het betrokken houden van deelnemers en het bereiken van jouw doelen. Daarbij stemmen we de training af op jouw specifieke case. Ben je benieuwd hoe jij meer uit jouw online brainstorm, evenement, kick-off, open dag, training of andere bijeenkomst kunt halen? Bekijk dan eens onze trainingen!