Videobellen, webconferentie of videoconferentie; wat past bij jouw team?

Wat is videobellen?

Dit wordt ook wel ‘point-to-point-bellen’ genoemd, naar de manier waarop er tussen twee video devices (voornamelijk smartphones) gebeld wordt. Bijvoorbeeld via Skype, FaceTime of WhatsApp. Hierbij kun je alleen met de ander videobellen als die dezelfde tool gebruikt.

In een bedrijfssetting kun je videobellen gebruiken om snel te schakelen met collega’s of teamleden. Het is eigenlijk hetzelfde als het bellen tussen twee telefoons: het belletje hoeft niet gepland te worden en de gesprekken vinden meestal plaats tussen twee smartphones. Videobellen wordt soms ook wel ad hoc bellen genoemd om het onderscheid met een webconferentie aan te geven.

Wat is een webconferentie?

Bij een webconferentie maken meerdere deelnemers via de laptop, tablet, desktop of smartphone gebruik van hetzelfde programma. Bijvoorbeeld van Skype, Google Hangouts of Microsoft Lync. Het zijn vaak groepsgesprekken tussen teamleden en meestal worden ze als meeting gepland zodat iedereen erbij kan zijn, waar teamleden zich ook bevinden.

Vaak organiseert één persoon de webconferentie en die persoon fungeert als host, nodigt mensen uit en geeft hen eventueel een toegangscode om deel te nemen. De organisator kan de vergadering openen en sluiten en ook de microfoon van deelnemers dempen.

Je kunt een webconferentie ook inzetten om een lezing of presentatie te houden, bijvoorbeeld over een specifiek onderwerp. Dit zie je terug in het onderwijs en het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld in de vorm van een webinar over een specifiek onderwerp dat voor meerdere locaties van belang is. Interactie vindt bij webinars vooral plaats via het chatvenster of via de microfoon van individuele deelnemers, als de hoeveelheid deelnemers zich daarvoor leent.

Wat is een videoconferentie?

Een videoconferentie is weer een stapje professioneler dan de webconferentie. Een belangrijk verschil tussen de twee varianten is de rol van beeld en de participatie van alle deelnemers: in een videoconferentie kunnen de deelnemers elkaar zien en kunnen zij relevante content tijdens de conferentie met elkaar delen. Denk aan slides, websites en afbeeldingen en zo zijn ook de non-verbale aspecten van de communicatie makkelijk in de conferentie mee te nemen.

Videoconferentie is vooral interessant als je veel met mensen samenwerkt die vanaf verschillende locaties werken. Een meeting kan op deze manier onder alle omstandigheden doorgaan en productief zijn, mits de internetverbinding goed is. Door de diverse locaties en omstandigheden waarin de deelnemers zich bevinden, kan een videoconferentie onrustig zijn. Onze tip is dan ook om de conferentie te organiseren vanuit een huddle room. Daarmee zorg je voor voldoende rust en concentratie om met elkaar te overleggen.

De ideale combinatie

Ieder afzonderlijk vormen alle drie de soorten en typen tools jouw team een enorme winst op wat betreft vergadertijd en de effectiviteit van het overleg. Teamleden zijn minder tijd kwijt aan reizen, schakelen sneller met elkaar, werken gemakkelijk samen met deskundigen en experts die zich op andere plekken in de wereld bevinden en delen aanvullende kennis in een handomdraai.

Voor sommige organisaties is videobellen of het organiseren van een webconferentie al een flinke stap vooruit, maar een combinatie van de tools laat jouw organisatie écht efficiënt werken. Zorg dat collega’s die snel even willen schakelen over een onderwerp kunnen videobellen. Dat mensen die onderweg of elders aan het werk zijn via een app voor webconferencing op de hoogte blijven van korte kennissessies of vergaderingen. En dat terugkerende, belangrijke meetings gehouden worden via een videoconferencing tool zodat iedereen goed geïnformeerd weer aan het werk kan.

Hoe kies je de juiste oplossing voor jouw team?

Zoals gezegd dienen de drie vormen van videocontact ieder verschillende doelen. Voor eenmalige, korte gesprekken is videobellen een prima oplossing. Zijn er meer dan twee mensen betrokken, maar is de communicatie vooral vanuit één kant, zoals bij een webinar, dan kun je uit de voeten met een webconferentie tool. Wil je regelmatig kunnen overleggen met teamleden, klanten, board members en daarbij goed ondersteund worden door een tool die makkelijk werkt, een goede beeld- en geluidskwaliteit heeft en externe partijen gemakkelijk laat deelnemen? Dan is een professionele videoconferentie tool de beste keuze.

Wil je ook ervaren wat een videoconferentie tool voor jouw organisatie kan opleveren? Probeer dan eens een Pexip trial for teams.