Zo ziet het collaboration platform anno 2018 eruit: 5 trends

1. Thuis werken is eerder regel dan uitzondering

Ondanks verwoede pogingen van bedrijven om mensen samen te brengen in centrale, traditionele kantoren, is de trend van werken op afstand onomkeerbaar. Woon-werkverkeer kost steeds meer tijd en geld en vaardigheden en expertises zijn steeds vaker verspreid over verschillende locaties. Dit, samen met de snelle evolutie van teamwork tools als chat en videoconferencing, zorgt ervoor dat werken op afstand tegenwoordig eerder regel dan uitzondering is.

In 2018 zien we dan ook dat het zogenaamde “place-ism” – het discrimineren van mensen die niet op kantoor aanwezig zijn – snel afneemt. Technologie maakt het veel gemakkelijker om ook op afstand te communiceren met collega’s. Zo blijft de persoonlijke interactie die zo belangrijk is voor vertrouwen, teamwork en collegialiteit behouden. Natuurlijk blijft persoonlijk contact heel belangrijk, maar nu digitaal contact zo rijk is, is het niet meer noodzakelijk om continu op dezelfde locatie aanwezig te zijn als je collega’s.

2. Het kantoor wordt dé plek voor teamwork

Als meer mensen buiten het kantoor werken, verandert ook de functie van het kantoor. Het wordt de aangewezen plek voor medewerkers om elkaar te ontmoeten en samen te werken. Uit onderzoek blijkt echter dat de samenwerkingsuitrusting van veel vergaderruimtes tot een paar jaar geleden alleen uit een telefoon met speaker bestond. Er is dus nog wat werk aan de winkel.

Medewerkers zullen kantoren en vergaderruimtes in de nabije toekomst vooral gaan gebruiken voor teamwork. Zowel met teamleden die fysiek aanwezig zijn, als met teamleden op afstand. Dat vraagt om ruimtes die op een gebruiksvriendelijke manier zijn ingericht, met teamvriendelijke tools. Vanaf 2018 zullen kantoren worden uitgerust met open ruimtes gericht op teamwork en versterkt met collaboration tools. Deze comfortabele fysieke ruimtes moeten samenwerking (op afstand) faciliteren en stimuleren. In die open ruimtes bieden de snel in populariteit winnende ‘huddle rooms’ een rustige plek voor teams om samen te werken. Deze kleine vergaderruimtes bieden plaats aan een vijftal mensen en zijn uitgerust met een videoconferencing oplossing en een scherm. De perfecte plek voor teams om zich even terug te trekken en productieve meetings te houden!

3. Veilige opslag in de cloud

Er zijn tegenwoordig tal van opslagdiensten en samenwerkingstool in de cloud. Dit soort gratis diensten zijn heel handig en hoewel ze vaak gericht zijn op consumenten, maken ook steeds meer mensen en teams er gebruik van in een zakelijke context. Maar de veiligheid van dit soort clouddiensten is niet altijd even waterdicht. Een hack kan desastreuse gevolgen hebben voor je bedrijf.

IT managers kennen de risico’s en zullen in 2018 strenger toezien op de applicaties die medewerkers gebruiken voor hun werk. In een tijd waarin BYO devices en apps heel gangbaar zijn, is het een uitdaging om de veiligheid van zakelijke data te garanderen. IT managers zullen deze en andere zakelijke apps strenger gaan auditen en controleren op security, bijvoorbeeld volgens de ISO 27001 standaard. Om meer controle te krijgen over de veiligheid van data zullen bedrijven in 2018 vaker kiezen voor hybride cloud of on-premise collaboration oplossingen. Medewerkers moeten hun eigen favoriete apps kunnen blijven gebruiken, maar wel op een veilige manier. Apps upgraden van de gratis naar de ‘enterprise’ versie kan daarbij uitkomst bieden.

4. Complete collaboration platforms

Het uitwisselen van content vormt de basis van samenwerking. Veel collaboration tools hebben al basic file sharing, maar in 2018 zullen collaboration platforms de achterliggende redenen van file sharing nog beter gaan ondersteunen. Mensen moeten hun werk altijd en overal effectief en efficiënt kunnen doen. Tools zullen zich dus moeten blijven ontwikkelen met bijvoorbeeld:

• Workflows voor samenwerking aan documenten
• Integratie met mobiele apps
• Geavanceerd bewerken en delen van documenten met derde partijen
• Integratie met virtuele omgevingen
• Toegang tot content, ongeacht het opslagplatform

Anno 2018 is samenwerking echter meer dan alleen bestanden uitwisselen of met elkaar chatten. Video wordt hét communicatiemiddel voor efficiënt teamwork. Organisaties gaan op zoek naar samenwerkingsplatforms waar al de onderdelen van effectieve samenwerking samenkomen.

5. Nieuwe technologiën

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op en ook samenwerkingsplatforms kunnen hiervan profiteren. De komende jaren zullen een aantal technieken hun stempel drukken op collaboration tools:

• Artificial Intelligence: dankzij cloud collaboration tools kunnen we tal van data verzamelen over meetings. Die data gecombineerd met AI stelt ons in staat om collaboration platforms te optimaliseren en meetings effectiever te laten verlopen. Voice recognition en virtuele assistenten zullen organisaties helpen om teamwork naar een hoger niveau te brengen.
• Virtual Reality: in de toekomst zal videoconferencing worden overstegen. Virtuele, augmented, mixed en extended reality zullen mensen en data op een nieuwe manier samenbrengen. Hoe beter de technologie, hoe natuurlijker en menselijker de virtuele kantoorruimtes zullen worden.
• Slimme werkplekken: als een verlengde van de ‘smart buildings’ worden slimme werkplekken ontworpen rond de activiteiten van medewerkers. Ze worden verbonden met bedrijfsprocessen met behulp van IoT, AI en big data.
• Camera’s: video is het belangrijkste onderdeel van een goede vergaderruimte en naarmate er meer millennials de werkvloer opkomen, zal de vraag naar hoogwaardige videoresolutie – als in levensechte beelden – exponentieel groeien. De hoge kwaliteit video verbetert niet alleen de hele collaboration ervaring, maar is ook essentieel bij het stimuleren van andere technologische vooruitgang zoals machine vision.
• Machine vision: met behulp van slimme camera’s kan een hoop data worden verzameld over het verloop van meetings. De camera’s kunnen de stemming in de vergaderruimte peilen en zo een levensecht beeld creëren van de meeting. Bovendien kunnen de beelden en data gebruikt worden om vergaderingen efficiënter te maken.
• Interoperabiliteit: veel van bovenstaande technieken kunnen alleen gerealiseerd worden als verschillende apps en devices goed met elkaar kunnen communiceren. Interoperabiliteit is dan ook belangrijker dan ooit. Met behulp van partnerships en integraties zullen veel collaboration tools steeds meer toewerken naar een all-in-one oplossing die aansluit op de behoefte van de moderne medewerker.

Is jouw team klaar voor de toekomst?

Om jouw team klaar te stomen voor de toekomst is het slim om te investeren in een compleet, veilig en innovatief collaboration platform. Een tool die jouw samenwerkingsprocessen optimaal ondersteund, ook als teamleden op afstand werken. Wil je eens proberen wat een collaboration platform kan betekenen voor jouw team(s)? Neem contact op!