Microsoft Teams inzetten als collaboration tool? Zorg voor user adoption!

Waarom een user adoption programma?

Microsoft Teams is een uitgebreid samenwerkingsplatform, met handige functionaliteiten als chat, bestanden delen en videoconferencen. Bijkomend voordeel is dat de gebruikers kunnen werken in een interface waar ze vaak al aan gewend zijn doordat ze andere Office apps gebruiken. Die uitgebreide mogelijkheden zijn een duidelijke pré, maar vormen tegelijkertijd ook een valkuil. Veel bedrijven zien het nut van het platform, maar weten niet goed hoe ze het in kunnen zetten binnen hun organisatie. De applicatie wordt op alle desktops gepushed, maar lang niet alle medewerkers maken er ook daadwerkelijk gebruik van. Zonde!

Het laat zien dat een goede tool niet garant staat voor succesvolle adoptie. Want hoewel tools als Teams zijn ontwikkeld om werkprocessen makkelijker te maken, pakt dat in de praktijk vaak anders uit. Gebruikers zullen een systeem als Microsoft Teams pas omarmen als ze het nut ervan inzien, het makkelijk is in gebruik en ze er blij van worden. Goede training, support en het voorkomen van (technische) tekortkomingen liggen dan ook aan de basis van user adoption en succesvol gebruik van de tool binnen de organisatie.

In 5 stappen naar Microsoft Teams adoption

Hoe ziet een goed user adoption programma voor Microsoft Teams er precies uit? Hieronder neem ik je stap voor stap mee in het proces:

1. Doelen stellen

Denk allereerst na over hoe je Microsoft Teams gaat inzetten in de organisatie. Wat wil je bereiken? Hoe ga je de werkprocessen opnieuw vormgeven? Door dit goed vast te leggen wordt het ook een stuk makkelijker om het in een latere fase uit te leggen aan de eindgebruikers.

2. Policies opstellen

Microsoft Teams wordt geïnstalleerd met een aantal standaardinstellingen. Wanneer je die hanteert heeft de eindgebruiker toegang tot erg veel functionaliteiten, iets wat voor de IT afdeling vaak niet wenselijk is. Ga dus eerst aan de slag met het opstellen van policies die de leidraad vormen voor het beheer van de Teams omgeving. Denk bijvoorbeeld na over de rechten van teameigenaren en teamleden, hoe om te gaan met externen en een back-up policy.

3. Communicatiecampagne

De introductie van Microsoft Teams betekent in de praktijk een nieuwe manier van werken. Zorg bij de introductie voor een uitgebreide communicatiecampagne waarin je dit toelicht. Vertel wat Microsoft Teams is, waarom jullie het gaan gebruiken en welke voordelen dat de eindgebruikers en de organisatie gaat opleveren. Maak hierbij gebruik van de interne kanalen van je organisatie. Denk aan de interne nieuwsbrief, het intranet en uiteraard ook jullie gezamenlijke Microsoft Teams kanaal.

4. Training

Uiteraard mag ook training niet ontbreken in het user adoption programma. Belangrijk hierbij is dat de training hands-on is en gebruikers al tijdens de training in Microsoft Teams gaan werken. Zorg minimaal voor een basistraining waarin medewerkers op weg worden geholpen. Na een basistraining kan vaak 90% van de organisatie aan de slag met Microsoft Teams en is er een oplossing voor de meeste samenwerkingsvraagstukken. In een advanced training kun je eventueel een verdiepingsslag aanbieden en dieper ingaan op bepaalde specifieke werkprocessen. Nuttig om de vragen van gebruikers te beantwoorden en ze naar een hoger niveau te tillen. Tip: organiseer de training per afdeling. Je kunt de mogelijkheden van Teams dan afstemmen en toespitsen op de specifieke werkprocessen van elke afdeling.

5. Nazorg

In een training leren de eindgebruikers de basis van het platform. Ze zullen echter pas helemaal thuis worden in het systeem als ze er in de praktijk mee gaan werken. Het is dan ook slim om ook na de training mogelijkheid te bieden voor het stellen van vragen. Denk hierbij aan floorwalking of een (remote) vragenuurtje.

Maken jullie al gebruik van Microsoft Teams?

Staan jullie op het punt om over te gaan op Office 365 en willen jullie Microsoft Teams in gaan zetten als samenwerkingsplatform? Begin dan op tijd met het opstarten van een user adoption programma. Zo kunnen medewerkers optimaal gebruik maken van het platform vanaf het moment dat het op hun device wordt geïnstalleerd. Is Microsoft Teams al geïmplementeerd maar maken jullie er nog niet optimaal gebruik van? Ook dan kan een user adoption programma uitkomst binnen. Wij denken graag met je mee over een goede invulling van jouw user adoption programma. Meer weten? Neem dan contact met ons op!