5 tips voor effectief samenwerken met behulp van videovergaderen

Tip 1: Integreer videovergaderen in je wekelijkse meetings

We hebben het allemaal druk, zowel op het werk als privé. Teamleden bij elkaar krijgen voor de wekelijkse meetings is door de vele afspraken, zakenreizen en thuiswerkdagen steeds vaker een uitdaging. Videovergaderen kan dan een oplossing zijn. Hierdoor kan iedereen aan de wekelijkse meeting deelnemen vanaf hun eigen digitale werkplek. Of ze nu op kantoor, thuis of vanuit een koffiebarretje werken. 

Tip 2: Stel een regel in voor het bijwonen van meetings bij ziekte

Mensen denken vaak dat ze hun collega’s een plezier doen wanneer ze ondanks de griep toch op kantoor verschijnen. Maar eigenlijk wordt niemand heel blij van die extra lading ziektekiemen. Met behulp van videovergaderen kan iedereen toch deelnemen aan de belangrijkste meetings. Ook vanuit huis, wanneer ze zich niet fit voelen. Stel daarom de regel in dat mensen als ze ziek zijn niet naar kantoor komen. In plaats daarvan kunnen ze deelnemen aan de online meeting, uiteraard alleen wanneer ze zich daar fit genoeg voor voelen.

Tip 3: Bespaar tijd en geld

Heb je je ooit door de sneeuw, storm of file geworsteld om op kantoor te komen om er eenmaal daar achter te komen dat je het werk gewoon vanuit huis had kunnen doen? Of heb je weleens uren gereisd naar een meeting die achteraf totaal onnodig bleek te zijn? Met een goede videoconferencing tool is het niet meer nodig om urenlang in de file of op koude treinstations te staan wanneer dit niet nodig is. In plaats daarvan kunnen teamleden, en daarmee de organisatie, op reistijd en reiskosten besparen door samen te werken vanuit verschillende locaties.

Tip 4: Stel doelen

Voor een productieve werkdag zijn reële doelen en duidelijke deadlines essentieel. Ad hoc meetings en de daarbij horende reistijd kunnen echter de beste plannen in de prullenbak doen belanden. Met videovergaderen kun je online meetings houden wanneer en waar deze het beste uitkomen voor jouw team. Zo kan iedereen zijn doelen halen, zonder al te veel onderbrekingen.

Tip 5: Moedig werken vanuit huis aan

Zodra managers realiseren dat het succes van een team niet afhangt van hun aanwezigheid op kantoor, zullen zij hun team steeds meer stimuleren mobiel te werken. En dat is een mooie ontwikkeling: het grootste deel van de mobiele werkers geeft aan dat ze gelukkiger zijn met hun werk en ze zijn bovendien productiever. Breng deze mobiele werkers samen en je krijgt een team dat gelukkiger, productiever en, dankzij videovergaderen, meer verbonden is.

Efficiënt samenwerken op afstand

Met videovergaderen speel je in op de ontwikkeling dat teams steeds internationaler werken en medewerkers zich steeds vaker op verschillende locaties bevinden. Bovenstaande tips en een goede plek op kantoor voor online vergaderen vormen een goede basis voor effectief samenwerken op afstand. Met de juiste videoconferentie tool maak je oude, maar o zo vertrouwde, face to face communicatie ook op afstand mogelijk. Zo bereik je die personal touch waar je met e-mail, chat en telefonie alleen maar van kunt dromen!

Wil je in jouw organisatie ook meer gaan samenwerken met behulp van videovergaderen? Duppal helpt je graag bij het implementeren van videovergaderen in jouw bedrijf.