5 tips voor het plannen van een succesvolle videoconferentie

1. Bepaal het doel; hoe past videoconferencing daar als middel bij?

Natuurlijk, vergaderen via video zal de traditionele vergadering steeds meer vervangen. En hoewel die vervanging waarschijnlijk nooit één-op-één zal zijn, is het verbazingwekkend hoe ver je met video kan gaan. Zeker in vergelijking met een conference call zonder beeld. Met beeld kan je lichaamstaal lezen, oogcontact maken en een krachtige pitch neerzetten.

Vraag jezelf wel altijd af hoe videoconferencing het doel van de bijeenkomst kan ondersteunen. Een videoconferentie wordt vaak georganiseerd uit noodzaak: onverenigbare agenda’s, collega’s op verschillende locaties etc. De geschiktheid van het middel zelf wordt zelden in overweging genomen. Daarom is het goed om jezelf eens de vraag te stellen of je ook voor videoconferencing gekozen had, als er geen praktische beperkingen aanleiding toe gaven. Vanuit daar redeneer je hoe je de bijeenkomst zo inricht dat elke deelnemer deze als minimaal gelijkwaardig beschouwt aan een face-to-face meeting.

2. Plaats jezelf in de schoenen van de aanwezigen

Een goed vertrekpunt hiervoor is: wie zijn er straks aanwezig bij deze bijeenkomst? Zijn dat gelijkwaardige gesprekspartners in een serieuze vergadering, of zijn dat honderden volgers van een webinar? En welke mate van interactie vereist dat? Stel jezelf deze vragen en faciliteer waar nodig. Juist bij een passief publiek moet je de inhoud van de presentatie zo vormgeven dat ze aangehaakt blijven en de presentatie nuttig vinden. Leg je niet te snel neer bij een gebrek aan interactie. Want interactie is mogelijk, ook daar waar het niet noodzakelijk is voor het uiteindelijke doel. Nodig de andere deelnemers bijvoorbeeld uit voor een poll of quiz, zodat hun deelname niet volledig passief blijft.

3. Houd rekening met de middelen en beperkingen van de deelnemers

Als je jezelf in de schoenen van de aanwezigen plaatst, dan realiseer je je dat niet iedereen over dezelfde techniek en middelen beschikt. Niet elke deelnemer is op het moment van de bijeenkomst aanwezig in een werkruimte, voorzien van alle techniek en een stabiele verbinding. Sommigen werken vanuit huis, anderen zitten wellicht in de auto en gebruiken hun smartphone. Of dit voor de deelnemers aan jouw bijeenkomst geldt, is iets dat je eenvoudig vooraf kunt inschatten en waar je dus op kunt anticiperen.

De keuze voor je videoconferencing systeem is hierbij dus heel belangrijk. Niet elk systeem biedt gebruikers ook daadwerkelijk de mogelijkheid om met elk device, op elke locatie in te loggen. En dan ook nog snel en eenvoudig. Gewoon, als built-in feature. Een toegankelijk, intuïtief te bedienen systeem dat geen drempel is voor gebruikers en hen maximaal aanspoort het systeem te gebruiken.

4. Zorg dat jouw setting klopt

We hebben nu gekeken naar de wijze waarop de deelnemers van de bijeenkomst hun device en systeem gebruiken en welke behoeftes zij hebben. Nu is het aan jou om daar iets mee te doen. Allereerst door te voldoen aan enkele simpele randvoorwaarden. Waar zit je en hoe ben jij straks zichtbaar op het scherm? Te veel achtergrondlicht transformeert jouw professionele verschijning in een donker silhouet. Denk ook aan alle vormen van afleiding. Mensen die langslopen op de achtergrond, rommel op de voorgrond. Zorg dat het beeld niet afleid van jouw bijdrage aan de video meeting.

5. Test je videoconferentie systeem

Of je nou jezelf wil verplaatsen in je deelnemers, het licht wil testen of gewoon wil weten hoe je overkomt op beeld; er weegt niets op tegen een test. Een goed systeem biedt daarvoor natuurlijk ook alle mogelijkheden. Zo weet je dat je microfoon aan staat, je goed verstaanbaar bent en dat datgene wat je wil laten zien ook daadwerkelijk goed zichtbaar is. Door alles goed voor te bereiden voorkom je dat je kostbare tijd van de bijeenkomst verliest aan het juist instellen van de techniek.

Back to basics

Bovenstaande tips helpen je om je video meeting optimaal voor te bereiden. Tot slot willen we je nog twee belangrijke zaken meegeven: vergeet de basics niet en kies voor een goed videoconferencing systeem. De randvoorwaarden van een goede videoconferentie zijn in feite niet anders dan bij elke andere bijeenkomst: spreek helder, bewaak de rode draad en maak vooraf duidelijk wat het doel is van de bijeenkomst en wat deze concreet moet opleveren. Simpel, maar evengoed makkelijk uit het oog te verliezen wanneer de focus -onverhoopt- te veel op de techniek ligt.

Een goed videoconferentie systeem is een systeem dat efficiënte en soepele bijeenkomsten faciliteert. Dat betekent: goed beeld, helder geluid, een stabiele verbinding en toegankelijk op verschillende devices.

Bron: Videxio