De huddle room: Wat is het? En waarom is het zo populair?

Wat is een huddle room precies?

Huddle rooms zijn kleine ruimtes voor overleg, bijvoorbeeld tussen team- of projectleden. De naam komt van to huddle up: teamspelers die tijdens een wedstrijd even samenkomen om snel de tactieken door te spreken. Op dezelfde manier zijn huddle rooms ingericht: laagdrempelige ruimtes met comfortabel meubilair voor 2 tot 6 personen om snel ideeën te delen en samen te werken. Al dan niet met medewerkers of externe partners op afstand.

Wat zijn de voordelen van een huddle room?

Huddle rooms zijn enorm populair en een goede aanvulling op de traditionele vergaderruimte. Gebruikers van huddle rooms geven in verschillende onderzoeken aan vooral de volgende voordelen te ervaren:

• Verhoogt de productiviteit. Open kantoortuinen zijn heel goed voor de samenwerking, maar iets minder voor de concentratie. Collega’s die in kantoortuinen telefoongesprekken en overleg hebben: het is niet positief voor de productiviteit. In huddle rooms kunnen kleine groepen collega’s samenwerken zonder anderen te storen en zonder zelf onderbroken te worden.
• Betrokken deelnemers. Huddle rooms zijn prettig voor medewerkers die op afstand via videoconferencing samenwerken. De ruimte is klein waardoor de webcam dichterbij staat, de gespreksdeelnemers dichter bij elkaar zitten en het daardoor makkelijker is contact te maken met collega’s en “face-to-face” deel te nemen aan het gesprek.
• Even overleggen over de ontwikkelingen of een snelle brainstorm over een probleem: het is niet handig als je daarvoor twee weken geleden de vergaderruimte al had moeten vastleggen. Wanneer je in een kantoor meerdere huddle rooms creëert, kunnen medewerkers makkelijker even snel overleggen.
• Optimaal gebruik van de kantoorruimte. Wanneer je huddle rooms creëert tussen twee afdelingen in maak je optimaal gebruik van de beschikbare kantoorruimte. Meerdere groepen collega’s kunnen zo gebruik maken van dezelfde ruimte. Ook kleine, nog ongebruikte ruimtes zoals werkkamers of opslagruimtes kun je als huddle room inrichten. Op deze manier maak je optimaal gebruik van je kantooroppervlak.
• Meer met minder. Huddle rooms zijn heel flexibel te gebruiken. Niet alleen voor snel overleg met interne en externe medewerkers, maar ook voor webinars, presentaties en sollicitatiegesprekken. Ze zijn ook vaak minder formeel dan de grote vergaderruimtes. Dit kan de creativiteit en de samenwerking verbeteren en spreekt ook veel millennials aan. Het is daarmee een budget-vriendelijke en interessante investering.

Waaruit bestaat een goede huddle room?

Voor de inrichting van een huddle room heb je niet veel nodig:

• Een kleine tafel waaraan je kunt zitten of staan en waaromheen een paar eenvoudige maar comfortabele stoelen staan.
• Een beeldscherm dat op de tafel staat of aan de muur hangt en waarmee makkelijk de verschillende devices verbonden kunnen worden. Zo kun je presentaties tonen of “inbellende” deelnemers laten zien.
• Een whiteboard dat je zo plaatst dat alle online en offline deelnemers aan de meeting het goed kunnen zien.
• Een videoconferencing systeem met een camera en microfoon. Het duurste of meest uitgebreide videoconferencing systeem zoals voor grote vergaderruimtes is niet nodig. Een goede camera geïntegreerd in het beeldscherm, een goede microfoon die je makkelijk kunt verplaatsten en een videoconferencingsysteem dat voor iedereen makkelijk te gebruiken is, zijn het belangrijkst.
• Wifi-dekking plus de toegangscode zodat de team- en/of projectleden zich snel kunnen aansluiten met hun devices en verbinding kunnen leggen met deelnemers die zich op een andere locatie bevinden.

Klein is het nieuwe groot

Wereldwijd zijn er volgens een schatting van onderzoeksbureau Wainhouse Research inmiddels 30 tot 50 miljoen huddle rooms in gebruik. En gezien de positieve ervaringen ermee, de behoefte hieraan bij millennials, het toenemende werken op afstand en volgens agile methoden, zal dit aantal alleen maar toenemen. Met een minimale investering in de fysieke kantoorruimte en met simpele audiovisuele apparatuur, zoals een scherm en webcam en met slimme software kun je van een kleine kantoorruimte al een goede huddle room maken.

Maak jouw organisatie en kantoor ook klaar voor de toekomst en faciliteer samenwerken op afstand met goed uitgeruste huddle rooms. Duppal helpt bedrijven graag bij het samenstellen van huddle rooms met slimme software en kostenefficiënte hardware.