Zo maak je de meeting rooms klaar voor multiplatform video conferencing

De uitdaging van multiplatform collaboration

In de ideale wereld maak je als organisatie gebruik van één meeting platform en heb je de meeting rooms op kantoor specifiek hierop ingericht. De praktijk ziet er vaak heel anders uit, zeker voor organisaties met meerdere (internationale) gebruikersgroepen, afdelingen of vestigingen. Het marketing team gebruikt bijvoorbeeld Zoom voor hun externe communicatie en webinars, terwijl de vestigingen in Amerika zijn gestandaardiseerd op Microsoft Teams. En dan hebben jullie ook nog allerlei verschillende conferentie ruimtes: Teams Rooms, Zoom Rooms, maar waarschijnlijk ook nog ruimtes met traditionele video conferencing systemen van bijvoorbeeld Cisco of Poly. Daarnaast moeten jullie rekening houden met externe partners en klanten die ieder weer hun eigen platformen gebruiken. Al die verschillende platformen en systemen ondersteunen is een hele uitdaging. Het doel is echter heel duidelijk:

Onafhankelijk van welke vergaderruimte iemand instapt, moeten medewerkers met 1 druk op de knop elke willekeurige meeting kunnen joinen.

Hoe om te gaan met je video conferencing ruimtes?

Multiplatform collaboration vraagt dus om een connectie tussen verschillende soorten meeting software en video conferencing systemen. En juist bij dat laatste wordt het lastig. Want waar medewerkers op hun laptop makkelijk elk type meeting kunnen joinen, ligt dat in de vergaderruimte vaak heel anders. In de basis ondersteunen de systemen in deze ruimtes namelijk niet alle meeting software. Je krijgt dan te maken met één van de volgende situaties:

1. De hardware in een ruimte is heel specifiek ingericht op één meeting platform (bijvoorbeeld Teams of Zoom), maar kan niet zomaar praten met andere meeting platforms.
2. De traditionele video conferencing hardware in een ruimte, ook wel VTC-systemen genoemd, praten dan wel een universele video conferencing taal (SIP protocol), maar niet die van specifieke meeting software zoals die van Google, Teams of Zoom.

In beide gevallen heb je een probleem: gebruikers kunnen namelijk vanuit de vergaderruimte niet inbellen in alle typen meetings.

Op zoek naar een oplossing voor je bestaande video conferencing systemen

Om dergelijke problemen te voorkomen als medewerkers terugkomen naar kantoor, is het belangrijk om nu al na te denken over een oplossing. Grofweg heb je daarbij twee keuzes:

1. Alle vergaderruimtes opnieuw inrichten volgens een nieuwe standaard met bijhorende nieuwe hardware;
2. Of zorgen dat je bestaande video conferencing systemen kunnen “praten” met alle soorten meeting software.

Aan optie 1 hangt logischerwijs een behoorlijk prijskaartje. Bovendien is het niet altijd mogelijk en wenselijk om alle vergaderruimtes van de ene op de ander dag om te gooien. Bestaande systemen zijn nog niet afgeschreven of je bent simpelweg niet in de positie om alle (internationale) kantoren één standaard op te leggen. Het is dan ook veel slimmer om te zorgen voor een connectie, een “brug”, tussen de belangrijkste platformen en systemen binnen jouw organisatie en die van je externe partners.

Meeting platforms en video conferencing systemen met elkaar koppelen

Die brug tussen platformen en systemen is vaak vrij gemakkelijk te bouwen. Soms vraagt het om simpele aanpassingen in je settings, andere keren vraagt het om een speciale ‘gateway’ oplossing. Wat het allerbelangrijkste is bij het opzetten van de koppeling, is aandacht voor gebruiksgemak. De koppeling technisch gezien opzetten is één ding, het makkelijk maken in gebruik is een tweede. Je wil voorkomen dat medewerkers in de vergaderruimte op zoek moeten naar meeting links en inlogcodes. Wat je wil is dat er bij binnenkomst één meeting startknop zichtbaar is en dat de medewerker er niet eens over na hoeft te denken in wat voor type meeting hij of zij eigenlijk gaat inbellen.

“Ik zocht een oplossing waarbij deelnemers alleen een ruimte moeten betreden en op een knop moet drukken.”

Lees hoe een combinatie van Cisco & Pexip de eenvoud en functionaliteit biedt waar Nutreco Skretting naar op zoek was.
Bekijk de case

Zijn jullie meeting rooms er klaar voor?

Om er zeker van te zijn dat digitaal samenwerken en online meetings ook soepel verlopen als medewerkers straks weer (deels) naar kantoor gaan, moet je dus nu al nadenken over je vergaderruimtes. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat heb je voor video conferencing ruimtes?
• Met welke meeting platforms heb je te maken?
• Kunnen de ruimtes inbellen op al die verschillende platformen?
• En kan dit ook op een gebruiksvriendelijke manier?

Hulp nodig bij het beantwoorden van bovenstaande vragen of het vinden van de beste oplossing voor jullie specifieke situatie? Neem dan gerust contact met mij op, ik denk graag met je mee!