Basic-Fit is met Zoom optimaal in vorm voor samenwerken op afstand

Meer en beter samenwerken op afstand, over meerdere systemen heen en op alle denkbare devices: dat was het doel dat Basic-Fit eind 2019 op de agenda zette. Er was al aardig wat tijd gestoken in de integratie van Microsoft Teams en de bestaande Cisco hardware, maar uiteindelijk bleek Zoom de verbindende factor te zijn. Na een succesvolle Proof-of-Concept onder leiding van Duppal werd Zoom binnen mum van tijd omarmd binnen de internationale organisatie. Zo wist Basic-Fit de infrastructuur voor samenwerken op afstand nét op tijd klaar te hebben voor het gedwongen thuiswerken door de Corona-pandemie. Franklin de Vocht, IT director bij Basic-Fit, vertelt hoe samenwerken op afstand en het Zoom platform in een jaar tijd zo gewoon zijn geworden, dat ze binnen Basic-Fit niet meer zonder kunnen.

Eerste kennismaking met Zoom

De eerste kennismaking van Basic-Fit met Zoom was niet met het Meetings platform, maar met de Webinar tool. Na overname van Fitland fitnesscentra moesten in korte tijd veel mensen wegwijs worden gemaakt in de wereld van Basic-Fit, wat makkelijk en snel ging via een aantal webinars. Intussen groeide binnen de organisatie de vraag naar meer en betere samenwerking op afstand. “We zijn lang bezig geweest met de integratie tussen onze Cisco hardware en Microsoft Teams, maar dat ging lastig, zeker met het oog op externe deelnemers aan onze meetings. Het was mijn wens dat wanneer ik in de auto zat, ik ook gewoon ingebeld kon worden in een meeting. Daarom gingen we op zoek naar een oplossing om over meerdere systemen heen te kunnen videobellen. Zoom kwam daarbij als beste uit de bus”, aldus Franklin.

The proof is in eating the pudding

Om Zoom organisatiebreed te implementeren, kwam Basic-Fit via via uit bij Duppal. Franklin: “We wilden snel schakelen en dan helpt het gewoon om samen te werken met een bedrijf dat Zoom kennis en ervaring heeft en die een trackrecord heeft van succesvolle implementaties.” Samen met Duppal werd een Proof-of-Concept opgezet waarbij een maand lang werd proefgedraaid met 25 medewerkers, inclusief enkele key spelers binnen Basic-Fit. “Het was voor ons belangrijk om mensen mee te nemen in het verhaal en ze te laten zien hoe eenvoudig Zoom is. Dan wordt het ook een gezamenlijke beslissing waar iedereen achterstaat.” Na een maand werd de proefperiode geëvalueerd aan de hand van een enquête: de deelnemers bleken ontzettend positief en enthousiast. Franklin: “Voor mij was het een mooi moment dat ik in een Zoom meeting zat met mensen op kantoor, in de auto en op een iPad. Het maakte niet uit waar ze waren, ze konden gewoon deelnemen aan het gesprek. Dat was precies wat ik vooraf voor ogen had.”

Razendsnelle implementatie en adoptie

Na de succesvolle Proof-of-Concept volgde een razendsnel implementatie- en adoptietraject onder leiding van Duppal. Het was voorjaar 2020 en Basic-Fit moest zoals zoveel organisaties plotseling de switch maken naar thuiswerken. Binnen de implementatie heeft Duppal vijf Zoom Rooms ingericht, is de integratie gemaakt met de bestaande Cisco hardware en zijn gebruikerstrainingen georganiseerd. Een interne promotiecampagne voor Zoom was nauwelijks nodig, want het draagvlak om ermee aan de slag te gaan was groot. Franklin: “Ineens zat iedereen thuis, maar er moest wel overlegd worden over de impact van de Corona-pandemie op onze business. Dan kun je wel gaan bellen of mailen met elkaar, maar communicatie gaat veel sneller in een videocall. Het feit dat de adoptie van Zoom zo hoog is, heeft daarmee te maken, maar ook met de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, de opzet van de Proof-of-Concept en de trainingen door Duppal.”

Meet Duppal support

Een jaar na de snelle implementatie is Zoom behoorlijk ingebakken in de Basic-Fit organisatie. Er worden nog altijd webinars georganiseerd voor het delen van nieuws of het trainen van instructeurs. Zoom Meetings wordt standaard ingezet voor vergaderingen waar externen aan deelnemen. Waar nodig wordt de kennis en expertise van Duppal ingeschakeld, zo vertelt Dennis Mandema, netwerk engineer en Zoom beheerder bij Basic-Fit: “Duppal heeft ons geholpen bij verschillende cases. Zo was er op een gegeven moment een issue met de kwaliteit van het beeld en hebben ze best practices rondom security met ons gedeeld. Maar ook bij de technische integratie van Zoom Rooms met Microsoft Teams, of gebruikersvragen over de keuze tussen de Meetings en Webinars tool ondersteunen ze ons.” Franklin vult aan: “Voor mij is het vooral belangrijk dat wanneer ik denk dat iets nog makkelijker of logischer moet kunnen, dat dat uitgezocht en opgelost wordt. Duppal helpt daar goed bij.” Dennis: “We hebben een heel informeel en prettig contact met Duppal en in onze Meet Duppal Room kan ik gemakkelijk mijn vragen stellen en krijg ik altijd snel een reactie.”

Van remote naar hybride werksituatie

Hoe kijkt Basic-Fit terug op het afgelopen jaar, en belangrijker nog – hoe ziet voor hen de toekomst eruit? Franklin: “Achteraf ben ik heel blij dat we dit alles al opgepakt hadden voordat Corona uitbrak. Want toen we plotseling in die situatie terecht kwamen, hadden we niet meer de stress van wel of niet werkende techniek.” Voor de toekomst ziet Franklin vooral kansen voor een hybride werksituatie: “Ik geloof dat mensen straks toch weer terug naar kantoor willen. Maar ik geloof ook dat (internationale) reizen voor een meeting van één uur tot het verleden behoren. Dat soort afspraken voor overleg en afstemming kun je prima online doen. Met meerdere mensen, op meerdere devices en meerdere locaties samenwerken is veel gemakkelijker én meer gewoon geworden.”

De techniek blijft vooruit gaan en dus houdt ook Basic-Fit een open blik en blijven zij op zoek naar manieren om dingen goedkoper en beter te doen. Locatie-onafhankelijk werken heeft bijvoorbeeld ook invloed op de toekomstige telefonieoplossing. “Ik heb geen vaste telefoon meer op kantoor, maar wil ook niet altijd op mijn mobiel worden gebeld. Dus een bepaalde vorm van softphone zoals Zoom Phone, daar zie ik zeker wel toekomst in.”

Een succesvolle transitie

Al met al kijkt Franklin terug op een geslaagd traject: “We hebben in korte tijd samen met Duppal veel snelheid gemaakt en gebruikers laten zien wat Zoom kan, waardoor zij snel hun weg konden vinden in de tool. Wij zijn natuurlijk gedwongen in een thuiswerksituatie, maar ik heb wel gezien dat de stap die we hebben gezet richting samenwerken op afstand plus de investering in een goede samenwerkingstool, de alignment en afstemming tussen mensen echt ten goede komt. En ik heb gemerkt dat je niet bang hoeft te zijn voor de ingewikkeldheid van zo’n applicatie, want de adoptie is hoog!”