Hoe Duppal en Zoom de agrarische sector in 1 maand digitaliseerden

Om het werk in coronatijd te laten doorgaan, realiseerde Duppal in één dag een Zoom-omgeving voor LTO Noord. Een maand later kon agrarisch Nederland al niet meer zonder. “Het is nog beter dan we verwachtten.” 

De futuroloog Jules Verne had het in 1860 kunnen verbeelden: een bestuurder van LTO Noord die, al oogstend, vanuit de geluidsdichte cabine van zijn tractor via Zoom op zijn smartphone een vergadering bijwoont.

Sinds maart 2020 gebeurt het.

Agrarisch Nederland zoomt.

En dat heeft de slagvaardigheid van LTO Noord verder vergroot.

“Corona bracht digitalisering in een stroomversnelling”, zegt Johannes Dolislager, Hoofd Communicatie van LTO Noord.

LTO Noord is de belangenvereniging van boeren en tuinders in de 9 noordelijke provincies. De organisatie is de schakel tussen leden, overheden, de maatschappij en het bedrijfsleven. De bestuurders zijn veelal zelf agrariër en de vereniging heeft 160 personeelsleden in dienst. Het hoofdkantoor staat in Zwolle, de overige kantoren staan in Zoetermeer, Drachten en Wageningen.

Corona zorgt alom voor onzekerheid. Ook boeren en tuinders maken zich zorgen. Om leden zo goed mogelijk te ondersteunen, schaalde LTO Noord het aantal informatielijnen bij de eerste uitbraak al flink op. Mensen hadden behoefte aan snellere communicatie. Tot corona hadden leden en stakeholders genoeg aan de wekelijkse nieuwsbrief. Een maand na de uitbraak zat 91% van de afdelingen op WhatsApp, werd er vergaderd via Zoom en verzorgde het communicatieteam de eerste webinars.

Medewerkers hebben de verdere digitalisering van de dienstverlening met open armen verwelkomd. In de afgelopen jaren was tijd- en plaatsonafhankelijk werken al gebruikelijk bij LTO Noord. “Onze mensen wonen en werken door heel het land”, verduidelijkt Dolislager. “Voor een overleg reis je dus zomaar 100 kilometer heen en 100 kilometer terug. Voor zes afspraken op één dag op dezelfde locatie is dat prima te doen, maar als je slechts één of twee gesprekken op een locatie hebt, kan je dat ook vanuit huis doen.”

Doordat LTO Noord thuiswerken al faciliteerde, kon de organisatie de effecten in de start van de coronacrisis goed opvangen. Digitale vergaderingen verliepen via Skype, Teams en ook al snel via Zoom. LTO Noord zette meteen daarna in op verstrekking van plaatsonafhankelijke hardware zodat iedereen een up to date digitale thuiswerkplek kon inrichten met een goede bureaustoel, een goed scherm, een laptop en een dockingstation.

Om een lappendeken aan videotools te voorkomen werd onder medewerkers een uitvraag gedaan naar wat zij de prettigste applicatie vonden om mee te werken.

Vraag 1:

Waar word je het gelukkigst van?

Vraag 2:

Wat werkt het best?

‘Zoom’, luidde het antwoord. ‘Met afstand’.

De argumenten:

1. Alle deelnemers zijn in beeld
2. Gebruiksgemak
3. Beeldkwaliteit
4. Geluidskwaliteit
5. Voor iedereen toegankelijk

“Managers vinden het prettig om al hun medewerkers te kunnen zien. Dan weet je of iemand lekker in zijn vel zit of juist niet. In tijden van corona is dat extra belangrijk. Mensen die niets zeggen komen bij andere applicaties niet in beeld. Via het mozaïekscherm van Zoom heb je alle deelnemers voor ogen.”

650 meetings per maand

De ICT-manager van LTO Noord benaderde Duppal om uit te vinden wat er bij een implementatie van Zoom komt kijken. “We wilden een systeem dat veilig en gemakkelijk bruikbaar was en waarbij Nederlandstalige ondersteuning werd geboden”, legt Dolislager uit. “Daardoor kwamen we bij Duppal uit.” Omdat vergaderingen van LTO Noord meestal langer duren dan met de gratis Zoom versie van 40 minuten mogelijk is, stelde Duppal voor om een test te doen en te zien of de investering in een betaalde versie zou renderen. Binnen een dag was het kickstart-programma ingericht. LTO Noord schafte 20 licenties aan en de rest is geschiedenis. “Het ging heel snel heel goed”, merkte Dolislager.

Om de gebruikers optimaal te ondersteunen, werkte Duppal een adequaat user adoption plan uit. Gebruikers kregen:

• Een Nederlandse handleiding, vormgegeven in de huisstijl van LTO Noord
• Online trainingen, met praktische handvatten, tips en tricks
• Technische ondersteuning

Licenties betalen zich terug

“Ik heb niets dan positieve feedback gehoord. Alle collega’s waren blij”, zegt Dolislager. Het pleit was dan ook snel beslecht. Niet in de laatste plaats doordat een Zoom licentie voordeliger bleek te zijn dan de reiskostenvergoeding die LTO Noord voldeed aan medewerkers en bestuurders die uren moesten reizen voor soms maar één enkel overleg. “Zelfs met drie dagen per week op kantoor en twee vanuit huis, betalen de licenties zich terug”, rekent Dolislager voor.

Het aantal licenties werd daarom rap uitgebreid naar 40. Half april was iedereen over en waren medewerkers en bestuurders gewend aan de nieuwe manier van werken. Over een maand gemeten, belegt LTO Noord nu zo’n 650 meetings en Zoomt het 250.000 minuten. Daarnaast heeft LTO Noord gekozen voor twee Zoom Webinar abonnementen.

Elk type overleg wordt via Zoom gevoerd: één op één gesprekken, sollicitatie interviews, teamvergaderingen, presentaties, projectoverleggen, noem maar op. “In principe is alles mogelijk en kan iedereen meedoen. Mensen van buiten hoeven de applicatie niet te hebben of te downloaden om toch deel te kunnen nemen. Ze kunnen via een weblink meezoomen en de pagina wegklikken als de meeting voorbij is.”

Beveiliging

LTO Noord vindt het alleen jammer dat sommige partijen Zoom-blokkades hebben opgeworpen. Vanwege vermeende beveiligingsissues dwingen overheden hun medewerkers via Microsoft Teams of Skype te overleggen. “Daar had Zoom meer aandacht voor kunnen vragen”, vindt Dolislager. De communicatiemanager herinnert zich een voorval bij een gemeente waar een bezoeker een online vergadering verstoorde met pornografische beelden en vervelende leuzen. De gemeente had een openbare link voor een openbare call online gezet, waar iedereen gebruik van kon maken. Er was dus geen sprake van een hack, maar eerder van onachtzaamheid en een verkeerde instelling. Toch brak een landelijke discussie los over de veiligheid.

Settings en aanpassingen

LTO Noord vroeg Duppal meteen om opheldering. Duppal schakelde op haar beurt specialisten van Zoom in om alle vragen te beantwoorden. Kort erna organiseerde Duppal nog een online security meeting voor haar klanten om de settings en aanpassingen te bespreken en voor eens en altijd af te rekenen met de vermeende veiligheidsissues.

• Zoom laat gebruikers niet direct meer toe tot een meeting. Ze moeten zich eerst kenbaar maken bij de organisator.
• Zoom heeft iedere call standaard van een wachtwoord voorzien, waardoor meetings niet te hacken zijn.
• Een meeting verdwijnt voor eeuwig in het niets, tenzij de organisator het overleg opneemt.
• De veiligheidsinstellingen staan by default maximaal aan.

Check ✔️

Een voorbeeld. De Dutch Foodweek. Normaliter reizen 50 mensen naar 1 plek, ergens in Nederland, om met elkaar activiteiten voor het event te bespreken. In 2020 vergaderden ze via Zoom. Dolislager: “Eén minuut voor de vergadering liepen ze naar de computer, één minuut na de vergadering zaten ze weer op de bank.” Na de brainstorm maakte de projectleider een plan en zorgde voor financiële dekking. In de tweede Zoom-call werden de taken verdeeld. “Het ging zoveel sneller dan anders. Nu was het een kwestie van inbellen voor een uur, in plaats van het land doorreizen voor drie avondlijke vergadering in drie verschillende regio’s. Wij zijn echt slagvaardiger geworden.”

Vanaf een tractor

Het jaar 2020 gaat de geschiedenisboeken in als het jaar waarin de agrarische sector in no-time digitaliseerde. Boeren en tuinders volgen webinars die via Zoom worden gestreamd. Bij belangrijke presentaties kan het gebeuren dat LTO-bestuurders vanaf hun tractor meedoen. Er zijn vrijwel geen fysieke beperkingen meer om de ontwikkelingen en activiteiten op landbouwgebied te bespreken. Je zou, bij wijze van spreken, de kantoren kunnen sluiten zonder de dienstverlening aan te tasten. Dolislager vindt dat wat ver gaan. “Wij zijn een organisatie die vaak plannen maakt voor alle negen noordelijke provincies van het land. Maar mensen in Ter Apel denken anders dan mensen in de Randstad. Om plannen bij elkaar te brengen en een gemene deler te verkrijgen waar iedereen blij mee is, heb je brainstorms nodig. Hoe goed Zoom ook werkt, het blijft lastig om dat remote te realiseren. Mensen moeten elkaar soms kunnen zien en ontmoeten.”

De vragen zijn op. Ten teken van afscheid gaan handen de lucht in. Dolislager verlaat het Zoom-interview en stapt het volgende binnen zonder een pas te zetten. “Ik heb zes tot acht calls op een dag”, had hij kort ervoor gezegd. “Ik doe tegenwoordig ook sollicitatiegesprekken via Zoom. Na e-mail is het de meest gebruikte applicatie van mijn computer. En ik denk zomaar dat dit voor de meeste van mijn collega’s geldt. Er is niemand die nog zegt dat digitalisering niet nodig is.