Videoconferencing komt weer tot leven bij Nutreco Skretting

Een combinatie van Cisco & Pexip biedt eenvoud en functionaliteit

Diervoedergigant Nutreco bestaat uit twee Business Units: Trouw Nutrition, het wereldwijde diervoedermerk, en het aquacultuurmerk Skretting, gevestigd in Stavanger, Noorwegen. Het hoofdkantoor van Nutreco staat in Amersfoort.

We schrijven 2009. Nutreco investeert een aanzienlijk bedrag in een infrastructuur voor videoconferencing. Het product is op dat moment top of the bill. Jarenlang is iedereen tevreden, totdat technologische ontwikkelingen exploderen en steeds meer vergaderingen op een teleurstelling uitlopen. Een bedrijf dat in 37 landen actief is, moet over snelle, betrouwbare videoverbindingen tussen vergaderzalen kunnen beschikken. Altijd en overal. Er moest iets gebeuren.

“Ik kreeg de verantwoordelijkheid om een oplossing te vinden”, zegt Thijn Moons, Domain Manager Network Services Nutreco. “Om te beginnen heb ik het probleem eerst eens onder de loep genomen. Al snel ontdekten we dat een groeiend aantal medewerkers met andere oplossingen werkte, zoals Skype. Omdat ons platform volledig op zichzelf stond, werd het steeds minder gebruikt voor vergaderingen. Het was ook niet makkelijk te bedienen. Mensen hebben vaak geen tijd of zin om zich eerst allerlei procedures eigen te maken. Ze willen meteen kunnen vergaderen zonder gedoe, op basis van één interface.”

Thijn besloot de vergaderingen optimaal te gaan faciliteren. Hij wilde speciale meeting rooms introduceren, met gemakkelijk te bedienen apparaten en een nieuwe werkwijze. Hij nam contact op met Debby Kappetijn van Duppal, met wie hij al eens eerder had samengewerkt. Binnen een paar uur hadden ze een oplossing gevonden. Ze organiseerden een proof of concept en bespraken hoe de nieuwe oplossing veilig kon worden geïmplementeerd, zodat Skretting snel aan de slag zou kunnen.

Gebruiksgemak verkoopt het best

“Ik zocht een oplossing waarbij deelnemers alleen een ruimte moeten betreden en op een knop moet drukken. Niks meer, niks minder. We kwamen uit bij het Pexip-videoplatform met een kamerkit van Cisco – met ingebouwde camera en een touchscreen bedieningspaneel – en een beeldscherm. De eerste testmeeting vond plaats tussen het hoofdkantoor van Nutreco en het hoofdkantoor van Skretting. De deelnemers waren meteen enthousiast over de kwaliteit, het gebruiksgemak en de wijze waarop je content met elkaar kan delen. Ik heb ook even ingebeld en het was mooi om te zien dat mensen er blij van werden. Als een oplossing eenmaal werkt, gaat alles vanzelf. De personal assistants van de bestuursleden kunnen vergaderingen nu heel eenvoudig opzetten. Het gebruiksgemak is groot, wat de adoptie ervan heeft gestimuleerd. De implementatie bleek ook veel eenvoudiger te zijn dan bij de vorige oplossing in 2009. Er is feitelijk maar één belangrijke functie en die is geborgd. Je sluit het systeem aan, configureert het en het werkt.”

Skretting hoefde er niet van te worden overtuigd om de oplossing voor alle bestuursvergaderingen te gebruiken. De Noorse Business Unit begreep meteen dat de combinatie van Pexip en Cisco een geweldige manier was om mensen bij elkaar te brengen, zonder dat ze van heinde en verre naar Stavanger hoefden te reizen. “We kochten 20 eenheden die medewerkers in staat stelden om wereldwijd met elkaar te communiceren. Een bijkomend voordeel van Pexip is dat je andere protocollen kan introduceren. Als een deelnemer wil inbellen via Skype voor Business, of via telefoon, dan is dat geen probleem. Skretting werkt bijvoorbeeld nauw samen met verschillende universiteiten die elk hun eigen videoplatform hebben. Pexip heeft bewezen dat het een van de beste opties is om al die platformen met elkaar te verbinden.”

“De beeldkwaliteit is beduidend beter dan standaard opties”, vindt Thijn. “Dat is essentieel voor ons. Als een partij een budget-webcam gebruikt, kunnen andere deelnemers die ruimte normaal gesproken niet goed zien. Nu wel. Cisco en Pexip bieden daarnaast Voice Tracking aan. Dat wil zeggen dat de camera inzoomt op degene die spreekt. Dat is bijzonder handig als er veel mensen meedoen aan een gesprek. Engels is niet voor alle medewerkers hun moedertaal. Non-verbale signalen zijn dan extra belangrijk om de context van het gesprek te duiden. Iedereen moet die signalen kunnen zien. HD streaming video biedt die mogelijkheid.”

Intensief gebruik

Thijn voorziet dat de oplossing steeds belangrijker wordt voor de communicatie tussen de vergaderruimtes van alle vestigingen. “We bieden feitelijk maar één type functionaliteit aan. Eenvoud heeft de voorkeur boven het combineren van allerlei functionaliteiten in één apparaat. We hebben een paar jaar geleden eens geprobeerd om heel veel functies in één platform te stoppen: interactieve whiteboard functionaliteiten, oplossingen voor video, Skype, grote presentatieschermen… Voor veel mensen was die leercurve veel te steil. Het was gewoon te veel. Eenvoudiger dan de Pexip-plus-Cisco-combinatie wordt het niet. Je kiest iemand uit je adresboek en voert het gesprek. Dat is alles wat je moet doen! Onze financieel directeur wil nooit meer zonder dit platform. Hij doet al zijn vergaderingen via Pexip. Skype en Teams kijken steeds vaker vanaf de zijlijn toe.”

Online solliciteren

Skretting gebruikt het platform intensief, met opstellingen in praktisch alle landen waar het bedrijf actief is, waaronder Ecuador, Chili, Australië, Noorwegen en Spanje. Controllers ontmoeten elkaar tijdens Business Review meetings en recent heeft IT een acht uur durende strategievergadering belegd. Skrettings R&D afdelingen in Noorwegen, Chili en Australië komen eens per maand samen om ideeën en gegevens uit te wisselen en HR zet de tool steeds vaker in bij online sollicitatiegesprekken. “Nieuwe medewerkers worden straks ingehuurd zonder dat er een persoonlijke ontmoeting heeft plaatsgehad”, lacht Thijn. “Sollicitanten kunnen de tool van hun eigen voorkeur gebruiken. Ze loggen in op een webpagina, waarna het interview kan beginnen.”

Erg plezierig

Duppal zorgde voor de training en ondersteuning van de gebruikers. Thijn: “Alle details kregen aandacht. Het serviceniveau is uitstekend, je kunt altijd bellen en ze staan klaar om je te helpen. Op elke vraag hebben ze een zinnig antwoord. Je kunt specifieke functionaliteiten testen en beslissen of je ze wilt blijven gebruiken. Met andere bedrijven heb ik die ervaring niet. Die beginnen meteen te factureren als je een vraag stelt. Ik vind het prettig om ideeën uit te wisselen met mensen die begrijpen wat we doen en begrijpen waar onze uitdagingen liggen. Duppal gaat net dat stapje verder. Ik had bijvoorbeeld een vraag over de integratie van Pexip en Teams. Ze kwamen meteen met alle informatie die we nodig hadden, inclusief details over de implementatie en de kosten. Een ander voorbeeld: in Australië lukte het niet om vier Cisco-eenheden op het Pexip-platform aan te sluiten. Duppal zocht uit hoe dat kwam en wat we moesten doen om het wel te laten werken, terwijl zij die eenheden helemaal niet hadden geleverd. Ze voelen zich gewoon verantwoordelijk en hebben het commitment om projecten tot een goed einde te brengen. Dat maakt de samenwerking erg plezierig.”

Nutreco zoekt regelmatig contact om verdere verbeteringen en extra functionaliteiten te bespreken. De techniek blijft voortrazen. Thijn vermoedt dat het Pexip-platform meer en meer geavanceerde functies zal gaan bevatten, die hardware-onafhankelijk zijn. “Er is steeds meer mogelijk. Daar moeten we met elkaar op anticiperen. Dankzij de Pexip-Cisco-oplossing staat videoconferencing bij Nutreco weer op de kaart. Iedereen merkt hoe nuttig dit communicatiemiddel is. De verbeterde resolutie en betrouwbaarheid voegen echt waarde toe aan bepaalde vergaderingen. In tijden waarin het niet makkelijk is om elkaar te ontmoeten, is het superbelangrijk om verbinding te kunnen maken en elkaar te zien en met elkaar te blijven praten.”