Hoe kun je iemand uitnodigen voor een meeting in Teams?

Organiseer je een virtuele meeting via de samenwerkingstool Microsoft Teams? Een van de belangrijkste onderdelen van je voorbereiding is het uitnodigen van de juiste deelnemers. Nodig je jouw directe collega’s uit, vindt de meeting plaats met collega’s van andere afdelingen of is het een vergadering met externen? We laten je hieronder zien hoe je de juiste deelnemers uitnodigt voor jouw meeting.

Deelnemers uitnodigen via je Microsoft account

Je kunt gemakkelijk deelnemers uitnodigen voor jouw meeting vanuit je agenda.

• Stap 1: kies een datum en een tijd in je agenda of selecteer de optie Nieuwe vergadering, rechtsboven in je scherm;
• Stap 2: kies via de Planningsassistent een tijdstip waarop je collega’s beschikbaar zijn;
• Stap 3: voeg de juiste collega’s toe en selecteer Opslaan: de uitnodigingen worden verstuurd.

Deelnemers uitnodigen vanuit een chatsessie

Zit je in een chatgroep en wil je met de collega’s uit die groep een virtuele meeting plannen? Dat gaat gemakkelijk met Teams, volg de stappen hieronder:

• Stap 1: ga naar de juiste chatgroep;
• Stap 2: selecteer Een vergadering plannen. Deze knop vind je onder het vak waarin je berichten typt;
• Stap 3: de Planningsassistent wordt geopend: kies een datum en een tijdstip uit;
• Stap 4: klik op Opslaan.

Deelnemers uitnodigen via een link

Je kunt ook deelnemers uitnodigen via een link naar de vergadering.

• Stap 1: onderaan de lijst met teams kies je voor koppeling kopiëren;
• Stap 2: verstuur de link via mail, een chatbericht of op een andere manier;
• Stap 3: gebruikt iemand de link? Dan zul je een verzoek ontvangen om diegene toe te laten. In het tabblad Verzoeken in behandeling (dit tabblad vind je onder Personen uitnodigen) kun je de verzoeken goedkeuren of wijzigen.

Deelnemers uitnodigen tijdens de meeting

Ook als de vergadering al gestart is, kun je deelnemers uitnodigen om deel te nemen.

• Stap 1: klik op ‘Deelnemers tonen’ in de besturingselementen. Hier zie je alle deelnemers en kun je anderen uitnodigen;
• Stap 2: voer de naam of het telefoonnummer van degene in die je wilt uitnodigen.

Haal meer uit Microsoft Teams

Gebruik je binnen jouw organisatie Microsoft Teams, maar twijfel je of je echt alles eruit haalt? Deze unieke samenwerkingstool is gebruiksvriendelijk en biedt heel veel mogelijkheden om virtueel samen te werken met collega’s en met externe partijen.

Het team van Duppal helpt je om alles uit Microsoft Teams te halen. Onze specialisten kijken met je mee en gaan het gesprek aan met je collega’s van verschillende afdelingen en de manier waarop jullie Teams gebruiken. We maken een uitgebreide inventarisatie en op basis daarvan creëren we een proof-of-concept. Vervolgens zorgen we voor de technische implementatie, verzorgen we trainingen en zetten we een interne campagne op, zodat al je collega’s vol enthousiasme en met de juiste kennis aan de slag gaan met jouw virtuele samenwerkingstools!

Meer weten? Neem contact met ons op!